Yếu tố cần có của phần mềm chấm công Online

Phần mềm chấm công online là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình làm việc, linh hoạt trong chia sẻ dữ liệu. Để áp dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp cần phải lựa chọn phần mềm phù hợp.

Bài viết dưới đây cung cấp kiến thức 8 yếu tố cần có khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương online.

1. Phần mềm chấm công online là gì? Lợi ích của phần mềm chấm công online?

Phần mềm chấm công online hay còn được gọi là phần mềm chấm công nền tảng cloud được hiểu là giải pháp chấm công – quản lý công và tính lương trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây. Giúp doanh nghiệp không cần cài đặt phần mềm, tải phần mềm về máy tính có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web giống như google drive.

Những lợi ích của phần mềm chấm công cloud bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: chi phí cài đặt, kỹ thuật, hỗ trợ, chi phí thời gian, chi phí xử lý sai sót
• Tiết kiệm thời gian của quản lý và nhân sự
• Tối ưu hóa quy trình làm việc
• Dễ dàng chia sẻ dữ liệu, tài liệu
• Dễ dàng theo dõi bảng công cập nhật thực tế
• Linh hoạt trong công tác chấm công
• Tính công, tính lương nhanh chóng và chính xác

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều triển khai phần mềm chấm công phiên bản cloud thay vì sử dụng phiên bản cài đặt như trước bởi đây thật sự là giải pháp tuyệt vời loại bỏ hoàn toàn những hạn chế của phần mềm tại chỗ.

8 Yếu tố tạo nên một phần mềm chấm công tính lương online chất lượng

Để chọn được phần mềm chấm công trực tuyến phù hợp và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần căn cứ và tình hình thực tế của đơn vị. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần đọc các bài review phần mềm trên các trang mạng xã hội cũng như tự mình dùng thử sản phẩm để đánh giá tính năng sản phẩm. Nhìn chung để lựa chọn được một phần mềm chấm công trực tuyến tốt cần căn cứ vào 8 yếu tố cốt lõi sau đây:

2.1 Giao diện thân thiện – dễ sử dụng

Tính “dễ sử dụng” được các chuyên gia nhân sự đánh giá rất cao khi lựa chọn phần mềm. Bởi phần mềm tốt là phần mềm đáp ứng được nhu cầu của người dùng một cách nhanh nhất. Người dùng không nhất thiết phải lựa chọn một phần mềm quá phô trương về công nghệ AI mà nên lựa chọn phần mềm có sự khoa học và dễ sử dụng.

Một số phần mềm có giao diện dễ nhìn và dễ sử dụng được các doanh nghiệp đánh giá cao phải kể đến như:

• Phần mềm chấm công Azza Time
• Phần mềm chấm công Tanca
• Phần mềm chấm công TAS-ERP
• Phần mềm chấm công Ronald Jack
• Phần mềm chấm công nhân viên TSheets
• Phần mềm chấm công Fastwork
• Phần mềm chấm công TimeSOFT
• Phần mềm chấm công BambooHR

2.2 Phần mềm cập nhật dữ liệu real-time

Một trong những yêu cầu quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương nền tảng cloud đó là bảng công phải được cập nhật real-time. Ví dụ như nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình. Dữ liệu chấm công cần được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.

Nhà quản lý khi dùng thử phần mềm cần chú trọng để check phần đổ công tự động này tránh tình trạng dữ liệu cập nhật sai và chậm so với thực tế.

2.3 Tích hợp được với nhiều hình thức chấm công khác nhau

Hiện nay trên thị trường có nhiều hình thức chấm công khác nhau. Tuy nhiên cơ bản có 5 hình thức chấm công phổ biến nhất như:

• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công bằng máy chấm công vân tay
• Chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt
• Chấm công bằng camera nhận diện khuôn mặt
• Chấm công bằng thiết bị di động

Một phần mềm chấm công hiệu quả cần tích hợp được với cả 5 hình thức chấm công này. Để trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi máy chấm công, hình thức chấm công khác, phần mềm vẫn có thể vận hành bình thường.

2.4 Số liệu chính xác

Phần mềm chấm công online được xây dựng dựa trên nền tảng cloud do đó có thể cập nhật real-time số liệu thay vì kiểm tra thủ công như phần mềm cài đặt. Bởi thế phần mềm có tỉ lệ sai số rất thấp. Tuy nhiên khi lựa chọn mua phần mềm, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng số liệu, dữ liệu, thời gian chấm công.

Trong trường hợp máy chấm công ghi nhận thời gian chấm công lúc 7h50 tuy nhiên phần mềm lại cập nhật thời gian lúc 8h cần báo với nhà cung cấp để được xử lý hoặc lựa chọn nhà cung cấp khác.

2.5 Phần mềm ổn định, ít gặp lỗi vặt

Tính ổn định là tiêu chí khi lựa chọn bất cứ phần mềm công nghệ nào. Phần mềm chấm công cần hoạt động ổn định, dữ liệu cập nhật thực tế, không bị lỗi sever, đơ máy, treo máy,… để mang lại hiệu quả tốt nhất.

2.6 Có sử dụng phiên bản Mobile

Ưu điểm lớn của phần mềm chấm công online đó là theo dõi được bảng công và dữ liệu nhân sự cũng như quản lý trên nền tảng Mobile giúp người dùng có thể theo sát công việc mọi lúc mọi nơi. Doanh nghiệp đừng quên kiểm tra các tính năng trên phiên bản điện thoại trước khi mua phần mềm để đảm bảo hiệu quả triển khai.

2.7 Cho phép phân quyền dữ liệu

Phần mềm cần cho phép phân quyền dữ liệu, cá nhân hóa dữ liệu. Ví dụ như gửi bảng công nhân sự, cần đảm bảo phần mềm tự động gửi bảng công cho đúng nhân sự tránh tình trạng một nhân sự nhận được bảng công của nhiều người.

2.8 Nhà cung cấp uy tín – hỗ trợ nhiệt tình

Nhà cung cấp uy tín sẽ là bên thứ ba cứu chữa các vấn đề phát sinh khi triển khai phần mềm và hỗ trợ doanh nghiệp về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ. Nếu doanh nghiệp không lựa chọn phần mềm của các nhà cung cấp tin cậy có thể phải gánh chịu hậu quả như: rò rỉ dữ liệu, không được hỗ trợ khi gặp lỗi, phần mềm không ổn định,…

Azza HRM là giải pháp nhân sự toàn diện đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ trong mọi ngành lĩnh vực khác nhau trên cả nước. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao trên các trang quản trị nhân sự như: Việt Pháp, GE Hải Phòng, IDEMITSU, BIDV, NOVOTEL, IVAC, Việt Hưng,…Ưu điểm của phần mềm quản lý chấm công – tính lương Azza HRM:

• Tốc độ, ổn định – Xử lý dữ liệu nhanh
• Linh hoạt trong quản lý chấm công
• Dễ dàng theo dõi bảng công online trên PC và mobile
• Dễ sử dụng, giao diện dễ nhìn, trường thông tin khoa học
• Tự động tính công và tính lương
• Cho phép gửi thông báo nhân viên và nhân viên gửi phản hồi bảng công, bảng lương

Để nhận tư vấn và dùng thử phần mềm chấm công online Azza Time, quý doanh nghiệp vui lòng truy cập vào đường link dưới đây:

Trên đây là bài viết về 8 yếu tố cần có khi lựa chọn phần mềm chấm công trực tuyến dành cho các CEO, managers. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị trong công tác chấm công tính lương và quản lý nhân sự. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.