Lợi ích phần mềm chấm công online mang lại

100% Các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ đều đang sử dụng một phần mềm chấm công để theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Vậy phần mềm chấm công là gì? Những lợi ích phần mềm chấm công online mang lại cho doanh nghiệp.

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là một công cụ giúp các tổ chức đánh dấu thời gian làm việc của từng nhân viên trong tổ chức. Là công cụ tính bảng công và bảng lương của nhân viên theo thời gian thực tế theo tháng, quý, năm. Một phần mềm chấm công cơ bản cần bao gồm các tính năng sau:

• Chấm công
• Quản lý dữ liệu chấm công
• Quản lý hồ sơ nhân viên, tài khoản phần mềm
• Khai báo ca, kíp làm việc của nhân viên
• Xuất bảng chấm công
• Gửi thông báo bảng công
• Tính lương tự động

Lợi ích của phần mềm chấm công online trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp đều nhận thấy những lợi ích của phần mềm chấm công online là gì, bao gồm khai báo thời gian chấm công, làm bảng công và bảng lương. Tuy nhiên ở thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0 lên ngôi, phần mềm chấm công cloud có thể giúp doanh nghiệp nhiều hơn thế. Cụ thể:

2.1 Theo dõi thời gian chấm công thực tế của nhân viên

Phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết bảng công của nhân sự bao gồm:

• Thời gian làm việc giờ hành chính
• Thời gian làm thêm giờ, tăng ca
• Thời gian làm theo ca, kíp
• Thời gian đi làm muộn, về sớm
• Thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…
• Thời gian làm việc ngoài thị trường, công trường, khu sản xuất,…
• Thời gian gặp khách hàng, đối tác,…
• Thời gian làm việc ở nhà, chấm công làm việc từ xa

2.2 Tránh mất dữ liệu

Phần mềm cài đặt hay các bảng tính excel rất dễ dẫn đến tình trạng mất dữ liệu do quên lưu, hệ thống lỗi, tin tặc đánh cắp dữ liệu,… Tuy nhiên với phần mềm online doanh nghiệp có thể an tâm bởi hệ thống lưu trữ tự động, tự động sao lưu dữ liệu và được quản lý bởi hệ thống máy chủ an toàn đảm bảo dữ liệu tuyệt đối.

2.3 Tiết kiệm thời gian đổ công thủ công của bộ phận HR

Phần mềm chấm công hiện nay đã kết nối cloud với các máy chấm công, thiết bị chấm công vật lý giúp cho dữ liệu chấm công được cập nhật 24/24. Trước đó, bộ phận HR khi làm việc bằng máy chấm công kết nối mạng LAN phải đổ công ra USB  và xử lý dữ liệu bảng công thủ công trên bảng tính excel dẫn đến: mất thời gian và sai số liệu thường xuyên.

Phần mềm chấm công cloud có thể loại bỏ 80% thời gian làm việc thủ công như: nhập liệu, đối chiếu, so sánh, gửi thông báo của bộ phận nhân sự. Thay vào đó các công đoạn này sẽ được chuyển sang tự động.

2.4 Nhân viên theo dõi được bảng công trực tuyến

Áp dụng phần mềm chấm công tính lương nền tảng cloud có thể giúp nhân sự theo dõi bảng công của mình real-time. Nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình.

Đặc biệt dữ liệu chấm công được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.

Phần mềm trực tuyến luôn linh hoạt trong việc chia sẻ dữ liệu hơn các phần mềm cài đặt. Phần mềm chấm công online cho phép phân quyền xem dữ liệu do đó bảng công nhân viên sẽ được phân quyền cho những bộ phận quản lý liên quan như: quản lý trực tiếp, bộ phận HRM, bộ phận lãnh đạo cấp cao và nhân sự.

Bảng lương nhân viên cũng được phân quyền cá nhân hóa từng nhân sự. Mỗi nhân sự chỉ được phép theo dõi bảng công và bảng lương của chính mình để tránh những mâu thuẫn liên quan đến lương thưởng trong công ty.

2.5 Tính công tự động

Vào cuối tháng, phần mềm tự động tính công bao gồm: thời gian làm việc, thời gian nghỉ có phép hoặc không phép, thời gian làm việc thêm giờ,… và gửi bảng công đến từng nhân sự để nhân sự đối chiếu, kiểm tra lại một lần nữa.

2.6 Tính lương tự động

Phần mềm được thiết lập công thức tính lương sẵn ngay sau khi doanh nghiệp mua phần mềm. Vào cuối tháng phần mềm tự động tính toán bảng công nhân viên và gửi thông báo kiểm tra bảng công đến từng tài khoản nhân viên. Sau thời gian xác nhận bảng công của nhân viên, phần mềm thực hiện tự động tính lương theo công thức đã được thiết lập với các trường liên quan như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng nóng, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, thuế TNCN,…. Sau đó phần mềm gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận và bộ phận HR gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán lương cho người lao động.

2.7 Theo dõi đánh giá hiệu quả làm việc

Phần mềm chấm công online cho phép nhà quản trị theo dõi dữ liệu chấm công, chi phí lương, thưởng nhân sự hàng tháng, quý, năm để đánh giá kết quả công tác trả lương trả thưởng tổ chức.

Ở vị trí quản lý cấp trung sẽ theo dõi tổng quan kết quả làm việc của nhân sự: thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…

Ở phía nhân viên có thể theo dõi kết quả thời gian làm việc của bản thân trong năm, quý qua để đặt ra những mục tiêu và điều chỉnh giúp cải thiện bản thân tốt hơn.

2.8 Gửi phản hồi trực tiếp trên phần mềm

Nhân sự có thể gửi phản hồi bảng công, bảng lương tháng trực tiếp trên phần mềm ngay sau khi nhận được thông báo phiếu công, phiếu lương của mình. Sau đó bộ phận HR tiếp nhận đơn phản hồi của nhân viên và tiến hành xử lý. 

Nhân sự có thể đề xuất xin nghỉ phép, nghỉ không lương trên phần mềm và chọn người quản lý trực tiếp phê duyệt. Hệ thống sẽ gửi thông báo “duyệt đề xuất xin nghỉ” của nhân sự đến tài khoản của người cần xét duyệt. Quy trình này sẽ giúp lưu trữ thông tin và lý do nghỉ của nhân viên cũng như loại bỏ tình trạng xin nghỉ qua công cụ chat dẫn đến khó khăn khi truy vết dữ liệu.

2.9 Theo dõi bảng công mọi lúc mọi nơi

Ưu điểm rất lớn của phần mềm chấm công online so với phần mềm cài đặt đó là theo dõi được bảng công và dữ liệu nhân sự cũng như quản lý trên nền tảng Mobile. Giúp người dùng có thể theo sát công việc mọi lúc mọi nơi.

2.10 Lưu trữ không giới hạn – đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối

Một trong những lợi thế tuyệt vời của phần mềm Cloud đó là lưu trữ trực tuyến không giới hạn. Doanh nghiệp có thể sử phần mềm lưu trữ bảng công, bảng lương hàng ngàn nhân sự trong nhiều năm.

Bên cạnh đó, dữ liệu chấm công trên phần mềm được phân quyền cá nhân hóa đến từng nhân sự do đó rất khó để rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Đặc biệt phần mềm chấm công thông thường sẽ là một phần hệ trong phần mềm nhân sự và có thêm phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự đảm bảo dữ liệu 100% được bảo mật tuyệt đối.

Trên đây là những phân tích và khái niệm phần mềm chấm công là gì và 10 lợi ích của phần mềm chấm công online trong các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả trong thực tiễn áp dụng. Hãy theo dõi TAS-ERP.NET  để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.