Lưu ý khi cài đặt phần mềm chấm công tính lương offline

Mặc dù phần mềm chấm công Cloud mang lại rất nhiều lợi ích về mặt tiện ích, linh hoạt tuy nhiên phần mềm chấm công cài đặt vẫn là sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp. Lý do tỷ lệ cài đặt phần mềm chấm công offline vẫn rất cao bởi sự an toàn và bảo mật dữ liệu tốt hơn phù hợp với các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp đặc thù. 

Tuy nhiên khi cài đặt phần mềm quản lý chấm công offline doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn và thiếu sót dẫn đến quá trình quản lý kém hiệu quả. Theo dõi ngay 10 lưu ý không thể chủ quan khi cài đặt phần mềm chấm công offline dành cho các doanh nghiệp dưới đây:

Lựa chọn vị trí lắp máy chấm công

Nên lựa chọn vị trí lắp đặt máy chấm công cố định ở các vị trí thuận tiện gần lối vào nhất như: trước cửa văn phòng, hướng vào thang máy, trước cổng, bãi gửi xe, dưới xưởng sản xuất,…

Lưu ý vị trí lắp đặt máy chấm công còn phụ thuộc vào từng thiết bị chấm công khác nhau. Ví dụ như máy chấm công vân tay nên gần lên cửa cách mặt đất trong tầm 1m5. Đối với máy chấm công nhận diện khuôn mặt có thể tích hợp với camera hoặc để ở khu vực lễ tân, ngoài cửa văn phòng để máy dễ dàng bắt góc mặt người dùng nhất.

Tùy thuộc vào quy mô công ty, số lượng nhân sự để trang bị số lượng máy chấm công cho phù hợp. Ví dụ văn phòng từ khoảng 30 đến 50 người nên đặt 1 máy chấm công, từ 60 đến 150 người nên lắp đặt 2 máy chấm công. Đối với các xưởng sản xuất có hàng ngàn công nhân thì cần lắp máy chấm công tự động quét khuôn mặt tích hợp với camera hoặc sử dụng chấm công bằng di động. Với số lượng nhân sự lớn như vậy lắp quá nhiều máy chấm công sẽ gây tốn kém và không tối ưu chi phí doanh nghiệp.

Đảm bảo đường truyền mạng

Đối với phần mềm chấm công cài đặt sẽ sử dụng đường truyền mạng internet cổng mạng như cắm máy tính hoặc mạng LAN, mạng WAN. Doanh nghiệp cần đảm bảo đường truyền dây mạng ổn định để dữ liệu được cập nhật về phần mềm nhanh nhất. Có thể nghiên cứu sử dụng các loại dây cáp mạng có đường truyền tốt như COMMSCOPE (AMP).

Nhìn chung khả năng cập nhật dữ liệu real-time phần mềm cài đặt sẽ không thể hiệu quả và tức thì như phần mềm Cloud. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp trang bị đường truyền tốt và ổn định thì đây cũng không phải vấn đề lớn.

Kết nối địa chỉ IP mạng LAN

Để cài đặt phần mềm chấm công offline doanh nghiệp cần kết nối địa chỉ IP mạng LAN trên máy tính với máy chấm công. Người dùng cắm dây mạng của máy chấm công vào Switch của hệ thống mạng LAN máy tính của công ty để sử dụng.

Để kết nối phần mềm với máy chấm công bạn làm những bước như sau:

Bước 1: Kiểm tra mã IP mạng LAN của công ty

Mở cửa sổ Run và nhập CMD sau đó Enter

Trong cửa sổ CMD gõ ipconfig: Dòng chữ số bên dưới hiện ra là dải IP

Bước 2: Đặt IP cho máy chấm công

Sau khi biết được IP mạng LAN công ty, bạn dùng IP này đặt địa chỉ IP cho những máy chấm công trong công ty. Lưu ý, số cuối cùng IP của máy chấm công không trùng với máy tính kết nối và tất cả máy tính trong mạng LAN công ty.

Ví dụ: IP máy tính: 192.168.1.19. Số cuối IP máy tính là 19 thì máy chấm công các bạn sẽ đặt địa chỉ IP là 192.168.1.201. Số cuối 201 phải đảm bảo chưa có máy tính hoặc bất kỳ một thiết bị nào đang dùng.

Bước 3: Cài đặt IP cho máy chấm công

Nhấn giữ phím M/OK đến khi vào Menu của máy chấm công

Di chuyển đến “Thiết lập liên kết”. Lựa chọn bằng cách nhấn vào M/OK.

Lựa chọn Ethernet.

Sau khi đã nhập IP vào máy chấm công, lần nữa chọn vào M/OK để lưu lại.

Không nên di chuyển máy chấm công

Máy chấm công nên được đặt cố định không nên di chuyển đến địa điểm, vị trí khác tránh làm đứt kết nối đường truyền hoặc làm máy hư hỏng khó nhận dạng.

Do đó, ở bước đặt vị trí máy chấm công doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ vị trí để đặt cho phù hợp nhất tránh tháo máy di chuyển nhiều lần.

Kiểm tra hệ thống lưu trữ dữ liệu máy tính

Trước khi cài đặt phần mềm quản lý chấm công vào máy tính, bộ phận IT nên kiểm tra hệ thống lưu trữ của máy tính: bộ nhớ bao nhiêu ram, dung lượng còn lại, tốc độ load máy, diệt virus, kiểm tra cấu hình máy tính.

Phần mềm chấm công cài đặt sẽ khác với phần mềm CLoud, doanh nghiệp sẽ chỉ thiết lập phần mềm cho một số vị trí cần sử dụng như bộ phận quản lý, bộ phận HR, tính lương. Đối với nhân sự chấm công thông qua thiết bị vật lý và nhận bảng công thông qua email công ty. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra bộ lưu trữ dữ liệu, độ ổn định máy tính sẽ cài đặt phần mềm.

Đào tạo bộ phận HR đổ công

Phần mềm chấm công offline sẽ cần phải đổ bảng công thủ công từ máy chấm công sang phần mềm thông qua usb hoặc cập nhật dữ liệu qua mạng LAN. Bộ phận kỹ thuật cần đào tạo đội ngũ HR thực hiện công việc này thành thục đặc biệt ở giai đoạn đầu triển khai.

Hướng dẫn nhân sự lấy vân tay, nhận diện khuôn mặt

Máy chấm công sẽ nhận dạng nhân sự để tính giờ chấm công bằng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt. Bộ phận quản lý cần phân công bộ phận phụ trách lấy vân tay, lấy nhận diện khuôn mặt cho nhân sự. Những dữ liệu này sẽ đi theo hồ sơ nhân sự trên phần mềm để những máy bắt đầu tính công cho nhân viên.

Trên thực tế, ở 1,2 lần đầu chấm công máy có thể chưa nhận diện được khuôn mặt nhân sự với ảnh hồ sơ ban đầu để tính công chính xác. Do đó bộ phận HR cần theo dõi điểm danh nhân sự để sửa chữa ngày công nhân viên chưa được máy chấm công nhận dạng tránh ảnh hưởng đến quyền lợi nhân sự.

Quét virus máy tính thường xuyên

Bộ phận IT cần thường xuyên kiểm tra các máy có cài đặt phần mềm chấm công tính lương để đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ, thất lạc và xử lý các vấn đề bất thường kịp thời.

Sao lưu dữ liệu sang usb hoặc tải lên trực tuyến

Khi cài đặt phần mềm quản lý chấm công offline doanh nghiệp cần thường xuyên sao lưu dữ liệu sang usb hoặc đẩy lên trực tuyến như google drive để đảm bảo không bị quá tải dữ liệu hay quên lưu dữ liệu.

 Lập báo cáo đánh giá hiệu quả

Chú ý cần lập báo cáo kết quả định kỳ để đánh giá hiệu quả công tác chấm công tính lương của tổ chức. Qua đó tìm hiểu các biện pháp cải tiến, thay đổi để đạt hiệu quả tốt hơn.

Tối ưu bộ máy nội bộ là trách nhiệm hàng đầu của các doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ phát triển do đó các nhà quản lý cần không ngại thay đổi, sẵn sàng áp dụng những phát minh tiến bộ để mang lại hiệu quả cao hơn.

Trên đây là 10 lưu ý cần biết khi cài đặt phần mềm chấm công tính lương offline. Hy vọng bài viết sẽ mang lại giá trị thực tiễn cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Cảm ơn quý doanh nghiệp đã đón đọc bài viết, theo dõi Azza HRM để có thêm thật nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.