Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm chấm công online ( điện toán đám mây cloud) hay phần mềm chấm công offline (bản cài đặt) để mang lại hiệu quả tốt nhất? Ở bài viết này, các chuyên gia nhân sự Azza HRM sẽ so sánh ưu và nhược điểm của phần mềm chấm công online và chấm công offline chi tiết nhất.
Mục lục nội dung
Phần mềm chấm công online là gì
Phần mềm chấm công online hay còn được gọi là phần mềm chấm công điện toán đám mây Cloud. Là giải pháp chấm công sử dụng máy tính và công nghệ mạng để quản lý, điều hành trực tiếp trên trình duyệt Web thay vì phải cài đặt về máy tính.
Cloud là công cụ được đánh giá là phát minh ứng dụng thực tiễn nhất trong thế kỷ 21 do đó đây là giải pháp đang được tất cả các ngành, lĩnh vực triển khai rộng rãi.
Phần mềm chấm công offline là gì?
Phần mềm chấm công offline hay còn được gọi là phần mềm chấm công On-premises là phần mềm được triển khai dưới dạng cài đặt truyền thông trên một máy chủ của doanh nghiệp và hệ thống sẽ điều hành nhiều máy con khác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát hệ thống và chịu trách nhiệm duy trì, bảo trì và bảo mật dữ liệu.
So sánh phần mềm chấm công online và chấm công offline
So sánh những mặt ưu điểm và nhược điểm của hai phần mềm Cloud và On-premises thông qua một vài tiêu chí đánh giá dưới đây:
| Tiêu chí đánh giá | Phần mềm chấm công On-premises | Phần mềm chấm công Cloud |
| Nguyên lý triển khai |
|
– Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây điện tử của nhà cung cấp.
– Khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản và sử dụng và được kết nối với các cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin của khách hàng sẽ được đổ về và lưu trên đám mây điện tử |
| Dung lượng lưu trữ | Bản On Premises sẽ không có bất kỳ giới hạn nào về kích thước lưu trữ vì dữ liệu tồn tại trên máy chủ. Tuy nhiên dễ bị đơ và quá tải phải sao lưu dữ liệu thường xuyên. | Bản Cloud sẽ có các gói dung lượng. Tuy nhiên thông thường dung lượng lưu trữ trực tuyến không giới hạn. Độ ổn định phụ thuộc vào đường truyền mạng. |
| Linh hoạt | Cài đặt cố định trên máy tính nên sử dụng không linh động trên các thiết bị. Sử dụng offline không phụ thuộc vào internet | Không cần cài đặt máy tính, linh hoạt trên các thiết bị như PC, mobile,…Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi |
| Tính bảo mật và an toàn dữ liệu | Dữ liệu được lưu trữ trên server riêng nên người dùng có thể hoàn toàn chủ động quản lý dữ liệu không phụ thuộc vào bên thứ ba. Có thể gặp rủi ro khi máy tính nhiễm virus. Cần có đội ngũ IT để khắc phục. | Dữ liệu lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây có tính bảo mật cao. Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp. Không cần đội ngũ IT vì các lỗi sẽ được nhà cung cấp sữa chữa |
| Tính năng cập nhật | Tính năng được định sẵn từ khi doanh nghiệp bắt đầu cài đặt phần mềm. Nếu doanh nghiệp muốn cập nhật phiên bản mới cần phải trả phí để sử dụng | Doanh nghiệp có thể trả thêm chi phí để mở rộng các tính năng mới. Phần mềm được cập nhật định kỳ với các tính năng có sẵn. Có nhiều tính năng mở rộng và liên kết với các phần mềm khác như: phần mềm nhân sự, tính lương,… |
| Đồng nhất dữ liệu | Phần mềm không đồng nhất dữ liệu do mỗi thiết bị sẽ được cài đặt khác nhau và lưu trữ dữ liệu khác nhau. | Dữ liệu đồng nhất, cập nhật nhanh chóng toàn bộ nhân sự những người được phân quyền đều có thể theo dõi thông tin |
| Chi phí đầu tư ban đầu | Đầu từ hệ thống server riêng và sử dụng máy chủ đề quản lý.Doanh nghiệp cần đầu tư cho phí hạ tầng, vận hành như: Chi phí thuê – mua máy chủ chi phí lắp đặt, chi phí điện, chi phí nhân sự IT bảo trì hệ thống. | Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Chi phí triển khai miễn phí. |
| Chi phí phát sinh | Chi phí nâng cấp, cài đặt, cài mới | Chi phí mở rộng tính năng |
| Giá cả | Chi phí bỏ ra thời điểm ban đầu rất lớn và sẽ phải chịu thêm những rủi ro về phần cứng trong quá trình vận hành. Các tổ chức cũng cần phải trả chi phí bảo trì phần cứng và các nhân viên vận hành | Chi phí sẽ rẻ hơn ở thời điểm ban đầu và giá trị sẽ được tính tăng thêm trên mỗi User. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tính được khoản chi phí do không phải lo về các khoản đầu tư phần cứng bổ sung. |
| Khả năng tích hợp | Phần mềm bị hạn chế khả năng tích hợp với các phần mềm khác | Dễ dàng tích hợp |
Nên sử dụng phần mềm chấm công online hay Offline?
Nhìn chung cả phần mềm online và offline đều có những ưu và nhược điểm riêng. Do đó tùy thuộc vào mục tiêu và thực trạng của doanh nghiệp để áp dụng cho phù hợp.
Khi nào nên áp dụng phần mềm chấm công online?
Tổ chức nên sử dụng phần mềm chấm công online khi có số lượng nhân sự lớn, có môi trường làm việc linh hoạt tại nhiều vị trí và có độ ổn định đường mạng internet. Hiện nay, với sự phát triển của mạng 5G và các công nghệ AI tân tiến giải pháp chấm công cloud được ưa chuộng và phổ biến hơn.
Khi nào nên áp dụng phần mềm chấm công offline?
Trên thực tế, các doanh nghiệp có vị trí đường mạng không ổn định, doanh nghiệp quản lý đặc thù có độ bảo mật dữ liệu cao thì nên sử dụng phần mềm offline để đảm bảo dữ liệu an toàn nhất.
Hiện nay Azza Time cung cấp phần mềm chấm công ở cả hai phiên bản cài đặt và cloud nhằm mục đích đồng hành hỗ trợ tất cả doanh nghiệp tối ưu bộ máy nội bộ. Để tham khảo chi tiết các tính năng và bảng giá của hai phiên bản phần mềm, mời quý doanh nghiệp click vào link dưới đây:
Trên đây là những phân tích so sánh ưu và nhược điểm giữa phần mềm chấm công online và chấm công offline chi tiết nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
