Phần mềm chấm công miễn phí cho chuỗi nhà hàng

Các chủ quán ăn, nhà hàng có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí cho chuỗi nhà hàng của mình không?

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công miễn phí có thể tiết kiệm khoản chi phí mua phần mềm theo năm mà vẫn đáp ứng các chức năng cơ bản. Tuy nhiên phần mềm miễn phí mang lại rất nhiều phiền phức cho doanh nghiệp về vấn đề bảo mật, giới hạn chức năng, khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp. Theo dõi bài viết “Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí cho chuỗi nhà hàng không” dưới đây để có câu trả lời:

Đặc điểm chấm công – quản lý nhân sự tại nhà hàng

Quản lý nhân sự nhà hàng là một trong những ngành đặc thù bởi nhân sự thường làm việc part-time, chấm công theo ca kíp. Dưới đây là một số đặc điểm chấm công và quản lý nhân sự tại chuỗi nhà hàng:

1.1 Chấm công theo ca kíp

Khách sạn, nhà hàng, quán ăn là những môi trường thường xuyên chấm công theo ca kíp bởi nhân sự làm việc theo tiếng, ca không có định như nhân sự khu vực văn phòng. Các ca gãy làm việc 4 tiếng, 5 tiếng hoặc 12 tiếng rất phổ biến. Do đó quản lý thời gian làm việc nhân viên cần phải sử dụng các phần mềm chuyên dụng.

1.2 Hoạt động theo chuỗi

Các nhà hàng đều hoạt động theo mô hình kinh doanh chuỗi như hệ thống nhà hàng redsun, Golden Gate, Kichi, Haidilao,… Do đó nhân sự sẽ được phân bổ ở nhiều nhà hàng tại các vị trí khác nhau. Việc quản lý nhân sự theo chuỗi rất khó đào tạo và quản lý chặt chẽ.

1.3 Nhân sự chủ yếu trình độ phổ thông

Trừ các vị trí quản lý, hầu hết nhân viên phục vụ, chạy bàn chỉ tốt nghiệp phổ thông hoặc đang theo học tại các trường trung cấp, đại học. Do đó việc đào tạo nhân sự triển khai sử dụng phần mềm chấm công, quản lý nhân sự có thể mất thời gian và khó khăn hơn môi trường trí thức.

1.4 Tuyển nhiều nhân sự part-time

75% nhân viên tại các nhà hàng đều làm part-time, xoay ca. Các vị trí làm việc full-time là quản lý nhà hàng và một số nhân sự chủ chốt.

Ưu điểm phần mềm chấm công miễn phí cho chuỗi nhà hàng

Phần mềm chấm công miễn phí cho chuỗi nhà hàng có những ưu điểm gì về chi phí, quy trình làm việc, chức năng và dữ liệu bảng công?

2.1 Giảm chi phí mua phần mềm

Bài toán chi phí là ưu điểm lớn nhất của phần mềm chấm công tính lương miễn phí. Doanh nghiệp được phép sử dụng các tính năng trong phần mềm và không cần trả phí mua phần mềm, phí gia hạn. Nếu tổ chức có số lượng nhân sự nhỏ và không quá đặc thù trong hoạt động chấm công – tính lương thì đây sẽ là giải pháp tối ưu chi phí và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.

2.2 Đảm bảo chức năng cơ bản

Các phần mềm chấm công tính lương vẫn có thể đáp ứng các chức năng cơ bản cần có để phục vụ hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Cụ thể như:

• Chấm công
• Theo dõi thời gian chấm công chi tiết: thời gian làm việc, tăng ca, làm thêm, đi muộn, về sớm, nghỉ phép,…
• Báo cáo
• Lập bảng công
• Hỗ trợ tính lương

2.3 Dễ dàng chia sẻ dữ liệu

Đa số các phần mềm chấm công bản miễn phí thì đều cho phép chia sẻ dữ liệu khá dễ dàng. Do đó, nhân sự có thể chia sẻ bảng công đến các tài khoản, email nhân viên để theo dõi thường xuyên cũng như giúp công tác đối chiếu bảng công dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Có nên sử dụng phần mềm chấm công cho chuỗi nhà hàng không?

Phần mềm chấm công miễn phí sẽ có một số hạn chế như: giới hạn tính năng, khó khăn trong tích hợp với các phần mềm khác, vấn đề bảo mật,…

• Giới hạn chức năng: Có rất nhiều nhà cung cấp sẽ cho phép sử dụng một số tính năng miễn phí trong phần mềm chấm công tính lương. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, các tổ chức sẽ có những nhu cầu như: cập nhật dữ liệu ngoài máy chấm công, đồng bộ hồ sơ nhân sự, tích hợp phần mềm với các hệ thống ứng dụng khác,… Những tính năng này ở bản miễn phí sẽ không được cung cấp. Doanh nghiệp muốn sử dụng cần phải trả phí cho từng phân hệ, chức năng yêu cầu.

• Khả năng bảo mật dữ liệu: phần mềm miễn phí cho phép chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn các phần mềm thu phí. Do đó khả năng bảo mật dữ liệu cũng bị hạn chế.
• Khó tích hợp với phần mềm khác: Những phần mềm danh tiếng sẽ có sự kỹ càng và chọn lọc phần mềm để tích hợp. Các phần mềm miễn phí có thể sẽ gặp khó khăn hoặc chi phí cao để tích hợp với các phần mềm khác trong tương lai.
• Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp: Đối với phần mềm chấm công miễn phí chúng ta sẽ không thể đòi hỏi sự hỗ trợ quá nhiều từ nhà cung cấp. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp tình huống mất dữ liệu không rõ nguyên nhân, dữ liệu sai sót,… trong quá trình làm việc và sẽ cần phải chờ đợi xử lý từ nhà cung cấp khá lâu.

Do đó, phần mềm chấm công miễn phí chỉ phù hợp với các nhà hàng ở quy mô nhỏ có ít nghiệp vụ phát sinh và dữ liệu bảng công cần quản lý. Đối với các nhà hàng, khách sạn có quy mô trên 50 nhân sự và đa chi nhánh thì nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương chuyên nghiệp để đạt hiệu quả cao.

Giới thiệu phần mềm chấm công tính lương Azza HRM – Giải pháp chấm công số 1 ngành F&B

Phần mềm chấm công tính lương Azza Time thuộc hệ sinh thái quản trị nhân sự Azza HRM là giải pháp chấm công tính lương chuyên nghiệp nhất hiện nay và được nhiều doanh nghiệp ngành F&B lựa chọn. Một số tính năng vượt trội của phần mềm chấm công tính lương Azza Time phải kể đến như:

4.1 Tích hợp với đa dạng máy chấm công – nhận diện nhanh và chính xác

Phần mềm chấm công Azza Time có cổng API mở để tích hợp với nhiều máy chấm công ở các hình thức khác nhau như: chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ, chấm công bằng di động cho phép chấm công từ xa.

4.2 Đảm bảo dữ liệu cập nhật real-time

Phần mềm chấm công Azza Time cho phép dữ liệu chấm công được cập nhật lên phần mềm tức thì để theo dõi tránh tình trạng sai sót. Ví dụ nhân viên chấm công lúc 7h50p ngay lập tức hệ thống phần mềm ghi nhận thời gian chấm công này trên ứng dụng và cho phép nhân viên xem trên app di động hoặc desktop.

4.3 Khả năng mở rộng

Phần mềm quản lý chấm công Azza Time cho phép kết nối, tích hợp với các phần mềm khác như tính lương, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý bảo hiểm – thuế,…

Hiện nay Azza cung cấp tất cả các phần mềm quản trị nhân sự do đó khả năng tích hợp và mở rộng vô cùng thuận lợi. Các phân hệ có trong phần mềm nhân sự Azza bao gồm:

• Azza File: quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
• Azza Time: quản lý thời gian chấm công nhân viên
• Azza Payroll: tính lương & thuế
• Azza Insurance: bảo hiểm
• Azza News: tin tức và truyền thông nội bộ
• Azza Request: quản lý đề xuất và phê duyệt
• Azza Work: quản lý công việc
• Azza Meal: quản lý suất ăn nhân viên
• Azza Check-in: quản lý chấm công
• Azza E-Hiring: quản lý quy trình tuyển dụng
• Azza Training: quản lý đào tạo nhân sự
• Azza Appraisal: quản lý hiệu suất KPI

4.4 Đảm bảo dữ liệu chính xác

Phần mềm chấm công Azza Time đảm bảo dữ liệu real-time và chính xác. Không chỉ chính xác ở dữ liệu chấm công mà còn chính xác tuyệt đối trong bảng công, công thức tính lương và bảng lương sát thực.