Có rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu mua phần mềm chấm công xuất ra file excel được để làm báo cáo, chia sẻ dữ liệu thô. Vậy những phần mềm như thế nào có thể xuất được file chấm công ra file excel? Theo dõi ngay bài viết dưới đây để xem hướng dẫn một cách cụ thể nhất:
Mục lục nội dung
Xuất bảng công ra file excel để làm gì?
Bảng tính excel đã không còn là công cụ văn phòng số 1 trong các văn phòng hành chính – nhân sự trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Tuy nhiên excel vẫn là một phần không thể thiếu trong các tổ chức để thực hiện lưu trữ, lập báo cáo tổng quan, dữ liệu thuyết trình, hay giải quyết các lỗi bảng công cần giải trình. Dưới đây là 4 mục đích chính phần mềm chấm công cần có tính năng xuất bảng công ra bảng tính excel:
1.1 Làm báo cáo
Bộ phận HR cần xuất bảng công, bảng lương trong phần mềm ra excel để làm báo cáo trong một số trường hợp như: các phần mềm kế toán, nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên chưa liên kết với nhau dẫn đến các dữ liệu chưa tập trung. Trong các buổi thuyết trình báo cáo hiệu quả triển khai bộ phận nhân sự cần xuất file để báo cáo với lãnh đạo.
1.2 Lưu trữ dữ liệu
Một số tổ chức sử dụng phần mềm chấm công cài đặt cần phải xuất bảng công ra bảng tính excel để lưu trữ dữ liệu khi phần mềm quá dung lượng lưu trữ và cần chia sẻ dữ liệu với máy tính khác.
1.3 Phục vụ chia sẻ dữ liệu
Trong quá trình làm việc các nhân sự HR cần chia sẻ dữ liệu với nhau hoặc gửi bảng công cho nhân viên. Công việc này hoàn toàn có thể làm với các phần mềm trực tuyến kết nối nền tảng cloud tuy nhiên đối với phần mềm chấm công dạng cài đặt, bộ phận HR phải xuất bảng công vào cuối tháng để gửi cho nhân viên đối chiếu, so sánh bảng công.
1.4 Bộ phận HR giải trình lỗi bảng công
Trong một số trường hợp bảng công gặp lỗi, sai sót bộ phận HR cần phải xuất bảng công ra bảng tính excel để giải trình về lỗi bảng công sai sót với nhân viên và cấp trên.
Phần mềm nào có thể xuất file chấm công ra bảng tính excel
Hiện nay trên thị trường có hai loại phần mềm chấm công tính lương là: Phần mềm chấm công dạng cài đặt (On-premise) và phần mềm chấm công dạng trực tuyến (Cloud). Cả hai phần mềm này đều có khả năng xuất file chấm công, file bảng lương, file báo cáo ra bảng tính excel:
2.1 Phần mềm chấm công dạng cài đặt
Phần mềm chấm công cài đặt hay còn được gọi là phần mềm chấm công On-premises là phần mềm được triển khai dưới dạng cài đặt truyền thông trên một máy chủ của doanh nghiệp và hệ thống sẽ điều hành nhiều máy con khác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát hệ thống và chịu trách nhiệm duy trì, bảo trì và bảo mật dữ liệu.
Các phần mềm cài đặt đều có chức năng xuất bảng công, bảng lương ra file excel để làm báo cáo,…
2.1 Phần mềm Chấm công tính lương Cloud
Phần mềm chấm công online hay còn được gọi là phần mềm chấm công điện toán đám mây Cloud. Là giải pháp chấm công sử dụng máy tính và công nghệ mạng để quản lý, điều hành trực tiếp trên trình duyệt Web thay vì phải cài đặt về máy tính. Cloud là công cụ được đánh giá là phát minh ứng dụng thực tiễn nhất trong thế kỷ 21 do đó đây là giải pháp đang được tất cả các ngành, lĩnh vực triển khai rộng rãi.
Trong thời kỳ kỷ nguyên số, thống kê báo cáo là hoạt động được coi trọng nhất để đánh giá hiệu quả và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp. Đối với phần mềm chấm công cloud có thể xuất một số báo cáo như sau ra bảng tính excel:
- Thời gian chấm công của từng nhân sự
- Thời gian làm việc, đi sớm về muộn,… của từng phòng ban
- Số lượng phản hồi bảng công, bảng lương
- Tỉ lệ sai sót bảng công – bảng lương
- Chi phí lương thưởng nhân viên
- Báo cáo bảng lương
- Báo cáo phản hồi nhân sự
Nhìn chung phần mềm chấm công tính lương dạng cài đặt sẽ cần xuất bảng công, bảng lương ra bảng tính excel nhiều hơn bởi:
- Phần mềm cài đặt bị giới hạn khả năng chia sẻ dữ liệu
- Giới hạn khả năng tích hợp
- Không cập nhật dữ liệu trên tất cả máy tính
- Không có khả năng gửi bảng công trực tuyến
Do đó doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương cloud có kết nối với các phần mềm khác như kế toán, nhân sự, hồ sơ, công việc để dữ liệu cập nhật đồng bộ có thể thực hiện báo cáo trực tiếp trên phần mềm thay vì phải đổ ra bảng tính excel.
Hướng dẫn lấy dữ liệu chấm công bằng phần mềm chấm công xuất ra File excel
Các phần mềm, ứng dụng đều có phần mềm xuất file excel ở góc dưới bảng công. Dưới đây là một ví dụ về xuất bảng công ra file excel của phần mềm Fastwork HRM:
Bước 1: Vào phân hệ HRM – chọn Quản trị phân hệ HRM+
Bước 2: Chọn Danh mục – chọn Chấm công để chọn Ca làm việc
Bước 3: Chọn Tiện ích sau đó chọn Xuất dữ liệu
Như vậy là bạn đã có thể xuất bảng công ra file excel một cách dễ dàng. Với các phần mềm khác, bạn có thể làm tương tự.
Review 5 phần mềm chấm công xuất ra file excel dễ dàng
Dưới đây là 5 phần mềm chấm công tính lương được đánh giá cao nhất ở thời điểm hiện tại và người dùng có thể đổ bảng công ra file excel dễ dàng:
4.1 Phần mềm chấm công tính lương Azza Time
Azza Time là phần mềm quản lý chấm công tính lương năm trong hệ sinh thái quản trị nhân sự Azza HRM. Hiện nay, phần mềm cung cấp hai phiên bản On-premise (cài đặt) và Cloud (trực tuyến). Ưu điểm của phần mềm này là khả năng xử lý dữ liệu nhanh, ổn định và giao diện khoa học dễ sử dụng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có bao gồm:
- Tích hợp các loại máy chấm công
- Theo dõi bảng công thực
- Phân quyền xem dữ liệu bảng công
- Gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, về sớm,…
- Cho phép gửi thông báo bảng công tự động
- Tự động tính lương
- Cho phép phản hồi dữ liệu bảng công nhân sự
- Lập hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả
- Xuất file báo cáo ra excel
- Kết nối với các phần mềm khác: quản lý hồ sơ nhân sự, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm bảo hiểm,…
Azza Time phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhân sự từ 50 đến 3000 nhân sự. Đây được xem là một trong những phần mềm quản lý chấm công tính lương chuyên nghiệp nhất hiện nay doanh nghiệp nên cân nhắc để triển khai.
4.2 Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm chấm công thế hệ mới và được nhiều doanh nghiệp sử dụng tại Việt Nam. Tanca hiện nay phát triển cả hai phiên bản quản lý chấm công online và cài đặt. Ưu điểm của Tanca là cung cấp phiên bản web hoàn toàn miễn phí giúp người dùng tiết kiệm chi phí, đáp ứng các tính năng, có khả năng thiết lập các trường phức tạp như chấm công theo ca, kíp.
4.3 Phần mềm chấm công Fastwork
Fastwork cung cấp cả hai giải pháp: ứng dụng chấm công Face ID và phần mềm quản lý công Fastwork Timesheet. Hai ứng dụng này được kết nối với nhau được đáng giá cao và dễ sử dụng.
Ưu điểm của phần mềm này là khả năng tích hợp với ứng dụng chấm công Face ID trên điện thoại và khả năng cập nhật dữ liệu tức thì lên phần mềm có thể xuất file báo cáo ra bảng tính. Phần mềm này cho phép nhân viên chấm công ngoài hiện trường khi làm việc với khách hàng, đối tác hoặc làm việc tại nhà.
4.4 Ứng dụng chấm công Cloud – ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công miễn phí sử dụng chấm công qua thiết bị di dộng ở cả hai hệ điều hành iOS và Android. Nhân viên có thể tự theo dõi bảng công của mình từng ngày, tháng trên phần mềm ở cả ứng dụng di động và thiết bị máy tính.
Ưu điểm của ACheckin là đáp ứng các tính năng chấm công bao gồm: chấm công bằng định vị GPRS, địa chỉ IP, nhận dạng khuôn mặt.
Hạn chế của ứng dụng này là chi phí sử dụng quá cao so với mặt bằng chung. Phần mềm chỉ cho phép miễn phí phiên bản dưới 50 người. Chi phí mua phần mềm 199.000vnd/user/tháng.
4.5 Phần mềm chấm công MISA Amis
Ưu điểm của phần mềm này là nằm trong hệ sinh thái hợp nhất của MISA và sử dụng khá ổn định. Phần mềm này kết nối trực tiếp được với phần mềm kế toán MISA. Một số tính năng của phần mềm chấm công Amis:
- Kết hợp được với nhiều hình thức chấm công, máy chấm công
- Tự động tính công
- Tự động tính lương
- Gửi bảng công, bảng lương đến nhân viên
- Nhân sự làm phép nghỉ trên phần mềm
- Dễ dàng làm báo cáo
- Xuất file báo cáo ra bảng tính excel
Điểm hạn chế của phần mềm này là khả năng cập nhật real-time dữ liệu. Bảng chấm công vẫn được gửi thủ công vào cuối tháng chưa được đẩy lên dữ liệu cloud để nhân viên theo dõi thường xuyên.
