Phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công có những ưu điểm gì vượt trội so với phần mềm chấm công cài đặt hoặc sử dụng bảng tính excel? Các loại máy chấm công dễ dàng tích hợp, có chất lượng ổn định nhất trên thị trường? Đó là những nội dung được gợi mở trong bài viết dưới đây:
Mục lục nội dung
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là một công cụ giúp các tổ chức đánh dấu thời gian làm việc của từng nhân viên trong tổ chức. Là công cụ tính bảng công và bảng lương của nhân viên theo thời gian thực tế theo tháng, quý, năm. Một phần mềm chấm công cơ bản cần bao gồm các tính năng sau:
- Chấm công
- Quản lý dữ liệu chấm công
- Quản lý hồ sơ nhân viên, tài khoản phần mềm
- Khai báo ca, kíp làm việc của nhân viên
- Xuất bảng chấm công
- Gửi thông báo bảng công
- Tính lương tự động
Nguyên lý hoạt động của phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công
Máy chấm công để hoạt động cần có hai nguồn dữ liệu chính: dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào được hiểu là dữ liệu hồ sơ nhân sự, dữ liệu nhận dạng như vân tay, nhận diện khuôn mặt. Sau khi chấm công xong, máy sẽ trích xuất dữ liệu ra ngoài được gọi là bảng chấm công hay dữ liệu đầu ra.
Có rất nhiều cách để xuất dữ liệu như :sử dụng mạng LAN, WAN; sử dụng USB, sử dụng phần mềm tính công cloud để trích xuất trực tuyến.
Nếu như trước kia, nhân sự phải dùng usb để lấy dữ liệu thô như file zip từ máy chấm công đổ về bảng tính excel để thiết lập bảng công khiến:
- Nhân sự mất thời gian
- Thường xuyên sai sót dữ liệu bảng công
- Nhân viên không theo dõi bảng công hàng ngày
- Không tự động tính lương
- Quy trình đối chiếu, so sánh mất thời gian và dễ sai số
- Khó khăn trong đánh giá hiệu quả
- Dữ liệu không tập trung
Hiện nay, các phần mềm chấm công tích hợp với máy chấm công cho phép cập nhật dữ liệu 24/24. Cụ thể, nhân sự chấm công lúc 8h bằng máy chấm công ngay lập tức hệ thống phần mềm chấm công sẽ ghi nhận thời gian chấm công của nhân sự lúc 8h. Mọi nhân viên được phép theo dõi bảng công của mình trên phần mềm dựa trên tài khoản cloud công ty cung cấp. Điểm cộng lớn nhất của việc tích hợp phần mềm với máy chấm công đó là cập nhật dữ liệu real-time, bên cạnh đó là giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian, công sức làm bảng công, bảng lương thủ công.
3. Các loại máy chấm công dễ dàng tích hợp với phần mềm chấm công
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công với mẫu mã và giá tiền khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn các dòng máy cao cấp để sử dụng lâu dài, tránh hư hỏng, trục trặc bất thường và lấy nhận dạng nhanh chóng. Mỗi tổ chức chỉ cần lắp đặt một hoặc một vài máy chấm công do đó yếu tố ổn định chất lượng cần đặt lên hàng đầu.
Không phải loại máy chấm công nào cũng cho phép tích hợp với phần mềm chấm công cloud, với các dòng máy đời cũ chỉ sử dụng được với mạng LAN. Dưới đây là 5 máy chấm công dễ dàng tích hợp với bất cứ loại phần mềm tính công tính lương nào và có độ ổn định tốt nhất:
3.1 Máy chấm công vân tay Ronald Jack X628C
Máy chấm công vân tay Ronald Jack X628C được sử dụng nhận dạng vân tay cho phép tích hợp 3000 vân tay. Dễ dàng tích hợp với các phần mềm chấm công tính lương trên thị trường
3.2 Máy chấm công TSG 550
TSG là dòng máy chấm công có khả năng nhận dạng vân tay rất hiệu quả kể cả khi tay bị mồ hôi, ẩm, dính nước. Máy chấm công này cho phép sử dụng 50.000 vân tay. Máy chấm công TSG có giá thành hợp lý và dễ dàng kết nối với các loại phần mềm chấm công trên thị trường.
3.3 Máy chấm công thẻ cảm ứng 4000TID
Đây là dòng máy chấm công thẻ cảm ứng của Mita có nguồn gốc từ Malaysia. Có khả năng quản lý 3.000 thẻ chấm công,3.000 User sử dụng kết nối máy tính và dữ liệu cloud nhanh chóng. Máy chấm công Mita có thể xác nhận vân tay từ 1-3 giây phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn.
3.4 Máy Chấm Công Vân Tay – Khuôn mặt ZKTeco MB20
Đây là dòng máy chấm công tích hợp vân tay và nhận dạng khuôn mặt của thương hiệu ZKTeco rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Máy chấm công có dung lượng lên đến 50.000 bản ghi, 500 vân tay, 200 khuôn mặt với tốc độ nhận diện cực nhanh. Máy chấm công cho phép tích hợp cloud với các phần mềm chấm công, phần mềm tính lương và quản lý nhân sự dễ dàng.
3.5 Máy chấm công vân tay – Khuôn mặt Ronald Jack
Máy chấm công RONALD JACK tích hợp hai hình thức chấm công nhận dạng khuôn mặt và lấy vân tay. Đây là dòng máy chấm công cao cấp phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Máy cho phép quản lý 3.000 khuôn mặt, 4.000 vân tay và password, dung lượng 100.000 IN/OUT cho phép tích hợp với các phần mềm chấm công tính lương cloud và bản cài đặt.
4. Lợi ích sử dụng phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công Cloud
Sử dụng phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công cloud mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:
4.1 Cập nhật bảng công real-time
Sử dụng phần mềm chấm công cloud đó cho phép cập nhật bảng công nhân sự real-time. Nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình.
Đặc biệt dữ liệu chấm công được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.
Mặt khác, phần mềm chấm công tính lương cloud cho phép phân quyền xem dữ liệu do đó bảng công nhân viên sẽ được phân quyền cho những bộ phận quản lý liên quan như: quản lý trực tiếp, bộ phận HRM, bộ phận lãnh đạo cấp cao và nhân sự.
4.2 Tối ưu chi phí & thời gian
Các giải pháp chấm công tính lương truyền thống cần đầu tư hệ thống server riêng và sử dụng máy chủ đề quản lý hoặc sử dụng bảng tính excel khiến nhân sự rất tốn thời gian thực hiện. Sử dụng phần mềm cloud cho phép cập nhật bảng công trực tuyến, tính công tự động, gửi nhân sự bảng công tự động tiết kiệm phần lớn thời gian bộ phận HR.
Mặt khác doanh nghiệp cần đầu tư chi phí hạ tầng, vận hành như: Chi phí thuê – mua máy chủ chi phí lắp đặt, chi phí điện, chi phí nhân sự IT bảo trì hệ thống. Phần mềm chấm công tính lương cloud chỉ cần đầu tư chi phí mua phần mềm. Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Bên cạnh đó chi phí triển khai và chi phí đào tạo hoàn toàn miễn phí.
4.3 Tự động tính lương
Phần mềm được thiết lập công thức tính lương sẵn ngay sau khi doanh nghiệp mua phần mềm. Vào cuối tháng phần mềm tự động tính toán bảng công nhân viên và gửi thông báo kiểm tra bảng công đến từng tài khoản nhân viên. Sau thời gian xác nhận bảng công của nhân viên, phần mềm thực hiện tự động tính lương theo công thức đã được thiết lập với các trường liên quan như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng nóng, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, thuế TNCN,…. Sau đó phần mềm gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận và bộ phận HR gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán lương cho người lao động.
4.4 Đảm bảo độ chính xác và bảo mật cao
Chấm công trên máy chấm công và xuất bảng công ra file excel sẽ cần đặt hàm để lấy thời gian chấm công vào sớm nhất và thời gian chấm công ra muộn nhất. Excel có thể thường xuyên phát sinh lỗi khiến bộ phận HR nhầm lẫn bảng công của nhân viên. Tuy nhiên, phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công cloud có thể cập nhật dữ liệu liên tục hàng giờ, hàng ngày do đó dữ liệu đảm bảo chính xác 100% cho người dùng.
Dữ liệu chấm công trên phần mềm được phân quyền cá nhân hóa đến từng nhân sự do đó rất khó để rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Đặc biệt phần mềm chấm công thông thường sẽ là một phần hệ trong phần mềm nhân sự và có thêm phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự đảm bảo dữ liệu 100% được bảo mật tuyệt đối.
4.5 Quản lý phép khoa học
Nhân sự có thể đề xuất xin nghỉ phép, nghỉ không lương trên phần mềm và chọn người quản lý trực tiếp phê duyệt. Hệ thống sẽ gửi thông báo “duyệt đề xuất xin nghỉ” của nhân sự đến tài khoản của người cần xét duyệt. Quy trình này sẽ giúp lưu trữ thông tin và lý do nghỉ của nhân viên cũng như loại bỏ tình trạng xin nghỉ qua công cụ chat dẫn đến khó khăn khi truy vết dữ liệu.
4.6 Review đánh giá nhân sự hiệu quả
Phần mềm chấm công cloud cho phép nhà quản trị theo dõi dữ liệu chấm công, chi phí lương, thưởng nhân sự hàng tháng, quý, năm để đánh giá kết quả công tác trả lương trả thưởng tổ chức.
Ở vị trí quản lý cấp trung sẽ theo dõi tổng quan kết quả làm việc của nhân sự: thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…
Ở phía nhân viên có thể theo dõi kết quả thời gian làm việc của bản thân trong năm, quý qua để đặt ra những mục tiêu và điều chỉnh giúp cải thiện bản thân tốt hơn.
Trên đây là những điều cần biết về phần mềm chấm công tích hợp máy chấm công online. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả trong thực tiễn áp dụng. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
