Chức năng cần phải có khi lựa chọn máy chấm công

Những chức năng trong máy chấm công không thể thiếu các CEO, managers cần biết khi cân nhắc lựa chọn máy chấm công áp dụng của tổ chức của mình là gì?

Có thể thấy, ở thời gian trước khi lựa chọn máy chấm công như vân tay, nhận diện khuôn mặt,… các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến khả năng nhận diện của máy. Nhưng hiện nay, khi lựa chọn máy chấm công chúng ta cần quan tâm đến cả hệ sinh thái bên trong như: khả năng kết nối dữ liệu, phân quyền, báo cáo,… Ở bài viết này, Azza HRM cung cấp 8 chức năng trong máy chấm công bắt buộc cần phải có.

Nhận dạng chấm công nhanh chóng & chính xác

Chức năng căn bản nhất của máy chấm công chính là khả năng nhận diện nhanh chóng và chính xác. Chúng ta có thể thấy tại rất nhiều các doanh nghiệp máy chấm công bằng vân tay, khuôn mặt thường xuyên bị lỗi, không nhận dạng dẫn đến tình trạng chờ đợi, mất thời gian và quyền lợi của nhân sự.

Do đó, các nhà quản lý cần tìm hiểu các máy chấm công, ứng dụng chấm công có khả năng nhận dạng nhanh chóng và chính xác nhất. Hiện nay, trên thị trường ưa chuộng các dòng máy chấm công như: ronald jack, Kobio, haiweida, Schnerder, hana net,…

Kết nối với phần mềm chấm công tính lương bằng cloud

Phần lớn các tổ chức hiện nay đều đã chuyển từ phần mềm chấm công tính lương cài đặt sang phần mềm dạng điện toán đám mây (cloud). Bởi những lý do hạn chế của phần mềm cài đặt như:

• Thường xuyên mất dữ liệu, sai sót dữ liệu chấm công
• Cần phải đổ công thủ công từ usb
• Không chia sẻ được dữ liệu

Trong khi đó, phần mềm chấm công Cloud cho phép:

• • Theo dõi dữ liệu chấm công trực tuyến
  • Dữ liệu cập nhật real-time
  • Số liệu chính xác
  • Tự động tính bảng công, bảng lương
  • Gửi thông báo bảng công cho nhân sự 

Đồng bộ dữ liệu tức thì

Trên thực tế, nhân sự chấm công bằng máy chấm công nhưng không thể xem được bảng công của mình trên hệ thống phần mềm. Cuối tháng bộ phận HR gửi bảng công tới email có nhân của từng nhân sự. Điều này khiến nhân viên cần phải theo dõi công làm việc của mình ở một bảng note khác để cuối tháng đối chiếu. Tình trạng này không chỉ làm mất thời gian của nhân sự mà còn rất dễ xảy ra sai sót trong giờ làm việc, giờ bắt đầu chấm công, giờ kết thúc trong ngày.

Bởi vậy, một trong những chức năng quan trọng của phần mềm chấm công là cập nhật dữ liệu tức thì cho phép nhân sự theo dõi bảng chấm công cá nhân của mình từng ngày, tháng.

Tự động tính bảng công trên phần mềm

Máy chấm công cần kết nối Cloud với phần mềm chấm công tính lương để tự động cập nhật bảng công vào cuối tháng để gửi nhân viên đối chiếu. Bộ phận HR chỉ cần các thao tác đơn giản như kích hoạt và chấp nhận gửi. Tránh tình trạng HR phải gửi thủ công từng tài khoản như gửi email. Như vậy hiệu quả quản lý chấm công bị giảm sút và không tối ưu cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm chấm công cũng cần có chức năng cho phép nhân sự phản hồi ý kiến bảng công trên phần mềm và gửi thông báo tự động đến bộ phận HR xem xét – giải quyết. Nếu không có tính năng này, nhân sự sẽ phải gửi email hoặc gửi tin nhắn chat riêng khiến dữ liệu thiếu đồng nhất, báo cáo đánh giá hiệu quả thiếu căn cứ và không chính xác.

Tự động gửi thông báo bảng công nhân sự

Vì hoạt động chấm công và tính công máy chấm công có kết nối cloud với phần mềm quản lý chấm công do đó bảng công cũng cần được gửi trực tiếp trên phần mềm để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác. Nếu phần mềm không có chức năng tự động gửi thông báo bảng công thì doanh nghiệp không nên mua phần mềm chấm công đó. Bởi bộ phận HR sẽ rất mất thời gian sao lưu bảng công và gửi qua email cho nhân sự.

Bảo mật và an toàn dữ liệu tuyệt đối

Một trong những yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn bất cứ phần mềm thiết bị nào đó là khả năng bảo mật và an toàn dữ liệu. Nếu doanh nghiệp lựa chọn phần mềm cài đặt thì cần phải đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật của phần mềm từ nhà cung cấp. Nếu sử dụng phần mềm chấm công cloud cần kiểm tra hệ thống máy chủ và khả năng phân quyền dữ liệu trong phần mềm có an toàn không.

Cho phép phân quyền dữ liệu bảng công

Phần mềm chấm công cần cho phép phân quyền người xem dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự. Ví dụ khi phần mềm gửi thông báo bảng công, cần chắc chắn rằng nhân sự chỉ được phép mở bảng công – bảng lương của chính họ. Người thiết lập quyền xem hay người quản trị hệ thống sẽ phân quyền cho những nhân sự, quản lý được phép xem bảng công, bảng lương.

Ví dụ bộ phận HR tính lương sẽ được phân quyền xem bảng công, bảng lương của tất cả nhân viên để có quyền kiểm tra, đối sánh khi có phản hồi từ nhân sự.

Hệ thống báo cáo khoa học

Trong thời kỳ kỷ nguyên số, thống kê báo cáo là hoạt động được coi trọng nhất để đánh giá hiệu quả và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp. Đối với hoạt động chấm công – tính lương phần mềm cần thống kê các số liệu báo cáo như:

• • • Thời gian chấm công của từng nhân sự
    • Thời gian làm việc, đi sớm về muộn,… của từng phòng ban
    • Số lượng phản hồi bảng công, bảng lương
    • Tỉ lệ sai sót bảng công – bảng lương
    • Chi phí lương thưởng nhân viên

Ngoài ra, phần mềm cần cho phép thiết lập các phiếu đánh giá hoạt động chấm công tính lương đến từng nhân sự. Như vậy tổ chức mới có thể đánh giá hoạt động tính công, tính lương đã hiệu quả chưa để cải tiến và thay đổi cho phù hợp.

Trên đây là 8 Chức năng trong máy chấm công – phần mềm chấm công nhất định phải có. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.