Chấm công là hoạt động quan trọng trong một tổ chức không chỉ phục vụ công tác tính lương, thưởng mà còn giúp nhà quản lý đánh giá độ chuyên cần, kết quả rèn luyện và cố gắng của một nhân sự.
Công nghệ phát triển, ngày càng nhiều các hình thức chấm công mới ra đời trong đó chấm công bằng thiết bị điện thoại thông minh đang dần thay thế tất cả các hình thức chấm cũ từ: thẻ giấy, thẻ từ, vân tay, máy chấm công khuôn mặt. Tuy nhiên đã áp dụng hiệu quả phần mềm chấm công bằng điện thoại, nhà quản lý cần phải có hiểu biết về nguyên lý hoạt động, điểm cạnh tranh của giải pháp so với các ứng dụng khác, chi phí áp dụng và các nhà cung cấp uy tín. Ở bài viết này, Azza HRM cung cấp chi tiết từ A-Z kiến thức cần tìm hiểu phần mềm chấm công bằng điện thoại trước khi quyết định mua mà doanh nghiệp cần biết.
Mục lục nội dung
Phần mềm chấm công bằng điện thoại là gì?
Phần mềm chấm công điện thoại là một hình thức chấm công sử dụng điện thoại để khai báo vị trí, sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để xác thực thời gian bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc. Điện thoại được tận dụng để thay thế cho máy chấm công vân tay, thẻ từ như trước.
Nguyên lý hoạt động của phần mềm chấm công bằng điện thoại
Phần mềm chấm công trên smartphone cho phép chấm công giờ ra/vào của nhân sự thông qua wifi công ty hoặc định vị GPS trong bán kính được thiết lập. Nhân viên được bộ phận HR cung cấp tài khoản cá nhân trong công ty để chấm công và quản lý bảng công, bảng lương. Hàng ngày nhân sự đến công ty thực hiện mở app và chụp ảnh cận mặt để phần mềm xác minh và ghi nhận dữ liệu chấm công trên bảng công. Phần mềm sẽ không nhận mặt của nhân sự khác so với hồ sơ nhận diện ban đầu của nhân sự. Thông thường ở một vài lần chấm công đầu, AI sẽ học các đặc điểm khuôn mặt để lưu trữ trong bộ nhớ do đó có thể cảnh báo “chấm công không thành công” khi có người khác phía sau.
Sau đó, dữ liệu chấm công sẽ được cập nhật lên phần mềm tính lương cho phép nhân viên theo dõi hàng ngày, hàng giờ. Những người được phân quyền mới được truy cập để xem bảng công của người khác như: giám đốc, HR, quản lý.
Tại sao nên chọn phần mềm chấm công bằng điện thoại thay cho máy chấm công?
Máy chấm công đã gắn bó với các doanh nghiệp rất lâu và mang lại hiệu quả tính công tính lương. Tại sao doanh nghiệp nên thay đổi sang hình thức chấm công bằng điện thoại?
Thứ nhất, Chấm công bằng điện thoại có thể giúp nhân sự có thể chủ động chấm công thay vì phải chờ đợi, xếp hàng chấm công như sử dụng máy chấm công vật lý gây mất thời gian.
Thứ hai, phần mềm chấm công bằng điện thoại cho phép cập nhật dữ liệu bảng công trực tuyến. Nhân sự, quản lý có thể theo dõi bảng công bất cứ khi nào trên điện thoại chi tiết: thời gian chấm công vào, chấm công ra, thời gian đi muộn, thời gian về sớm, thời gian tăng ca, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ, lý do nghỉ,…
Hơn nữa, Phần mềm chấm công bằng điện thoại cho phép nhân viên khai báo vị trí làm việc ở nhà phù hợp với xu hướng work from home như hiện nay. Thực tế cho thấy Work from home sẽ không thể đảm bảo 100% thời gian nhân sự làm việc chính xác như ở công ty, do đó chấm công trên phần mềm hay khai báo trên excel không khác nhau ở mặt chất lượng công việc cũng như kiểm soát vị trí làm việc nhân viên. Tuy nhiên chấm công trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu và tự động tính công tính lương trên phần mềm. Nếu sử dụng excel để điểm danh, nhân sự HR cuối tháng sẽ phải nhập liệu dữ liệu chấm công lên phần mềm hoặc tính công thủ công.
Mặt khác, Phần mềm chấm công trên điện thoại giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: lắp đặt máy chấm công, bảo trì & sửa chữa máy chấm công, chi phí nhân sự IT, chi phí thời gian. Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian như: thời gian đổ công thủ công của HR, thời gian đối chiếu so sánh bảng công, thời gian chờ đợi – xếp hàng chấm công, thời gian gián đoạn sửa chữa – bảo trì máy chấm công.
Cuối cùng, trong thời kỳ dịch bệnh Covid diễn ra căng thẳng như hiện nay phần mềm chấm công bằng điện thoại sẽ đảm bảo an toàn giãn cách hơn.
Tìm hiểu chi phí áp dụng
Cùng làm một phép tính so sánh chi phí áp dụng phần mềm chấm công điện thoại và máy chấm công như sau:
| Tiêu chí | Máy chấm công | Phần mềm chấm công bằng điện thoại |
| Chi phí mua | Máy chấm công dao động từ 2.500.000 đến 7.000.000vnd/máy. Một tổ chức có thể lắp từ 1- 3 máy chấm công phụ thuộc vào số lượng nhân sự và số lượng cửa ra vào. | Không mất chi phí. Sử dụng qua smartphone nhân viên |
| Chi phí vận hành | Chi phí mua, chi phí lắp đặt, chi phí bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, thay mới. | Không mất chi phí. Sử dụng thông qua internet. |
| Chi phí kết nối phần mềm | Cần thiết lập kết nối với phần mềm tính lương để làm bảng lương. | Được tích hợp sẵn |
Hiện nay, chi phí sử dụng phần phần mềm chấm công, tính lương trên điện thoại dao động từ 30.000 đến 36.000vnd/user/tháng.
Tìm hiểu nhà cung cấp giải pháp
Tiếp đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu nhà cung cấp giải pháp uy tín nhất để áp dụng. Ở bài viết này chúng tôi cung cấp 3 phần mềm chấm công bằng điện thoại đang tiên phong đón đầu công nghệ được tin dùng nhất hiện nay:
5.1 Phần mềm chấm công Mobile – Azza Time
Azza Time là giải pháp chấm công tính lương toàn diện cho phép thiết lập chấm công trên thiết bị smartphone để khai báo thông qua cài đặt danh sách wifi hoặc định vị GPS. Phần mềm cho phép dữ liệu chấm công được cập nhật real-time ngay sau khi app chấm công ghi nhận. Nhân sự có thể xem bảng công, lịch sử chấm công cá nhân bất cứ khi nào bằng kết nối internet.
Azza Time tích hợp giải pháp tính lương trực tiếp trên ứng dụng và cho phép gửi bảng công, bảng lương đến từng nhân viên. Hiện nay Azza Time là sản phẩm được nhiều tổ chức đánh giá cao và lựa chọn áp dụng.
5.2 Phần mềm chấm công Fastwork Timesheet
Đây là đơn vị cung cấp giải pháp chấm công trên thiết bị điện thoại đầu tiên tại Việt Nam. Ưu điểm của phần mềm này là cho phép kết nối app chấm công với phần mềm tính lương. Giải pháp chấm công qua chụp ảnh trên di động trên app trong bán kính cho phép công ty. Phần mềm cũng cho phép nhân sự nộp đơn, đề xuất xin nghỉ phép, gặp khách hàng trực tiếp trên điện thoại.
5.3 Giải pháp chấm công Acheckin
Acheckin là giải pháp chấm công đa dạng cung cấp các loại máy chấm công, phần mềm chấm công, app chấm công trong đó có phần mềm chấm công trên thiết bị di động. Phần mềm cho phép khai báo vị trí chấm công qua wifi và thiết bị GPS, cho phép thiết lập chấm công từ xa. Tuy nhiên Acheckin tập trung các giải pháp máy chấm công, chấm công bằng camera là sản phẩm chủ lực do đó giải pháp chấm công bằng di động chưa được hoàn thiện.
Trên đây là những vấn đề cần tìm hiểu phần mềm chấm công bằng điện thoại dành cho doanh nghiệp trước khi quyết định mua. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
