Máy chấm công đã không còn là sự lựa chọn hoàn hảo của các tổ chức khi đại dịch covid bắt buộc các công ty phải làm việc tại nhà. Những bộ máy chấm công không thể sử dụng, dữ liệu bảng công phải tính toán trên excel, phần mềm tự động tính lương phải nhập dữ liệu thủ công. Đó là lý do 6 tháng qua giải pháp phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí được các tổ chức áp dụng rộng rãi.
Dưới đây là bài viết review Top 3 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí kết nối với phần mềm nhân sự hiệu quả nhất.
Mục lục nội dung
Phần mềm chấm công trên điện thoại là gì?
Phần mềm chấm công trên điện thoại là một hình thức chấm công sử dụng điện thoại để khai báo vị trí, sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để xác thực thời gian bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc. Điện thoại được tận dụng để thay thế cho máy chấm công vân tay, thẻ từ như trước.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công trên điện thoại
Để lựa chọn được phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí hiệu quả và phù hợp nhất các doanh nghiệp cần cân nhắc 5 tiêu chí dưới đây:
2.1 Thân thiện với người dùng
Tiêu chí đầu tiên của hầu hết các app điện thoại đó là khả năng thân thiện với người dùng, giao diện dễ dàng, các trường thông, nút được bố trí logic và khoa học.
2.2 Sử dụng nền tảng cloud
Máy chấm công cài đặt khiến doanh nghiệp thường xuyên xảy ra các lỗi như: mất dữ liệu, sai sót dữ liệu chấm công, đổ công thủ công từ usb qua excel, khó khăn khi chia sẻ được dữ liệu.
Trong khi đó, phần mềm chấm công Cloud qua điện thoại cho phép:
- Theo dõi dữ liệu chấm công trực tuyến
- Dữ liệu cập nhật real-time
- Số liệu chính xác
- Tự động tính bảng công, bảng lương
- Gửi thông báo bảng công cho nhân sự
2.3 Đồng bộ dữ liệu real-time
Thực tế tại nhiều tổ chức, nhân sự chấm công bằng máy chấm công nhưng không thể xem được bảng công của mình trên hệ thống phần mềm. Cuối tháng bộ phận HR gửi bảng công tới email có nhân của từng nhân sự. Điều này khiến nhân viên cần phải theo dõi công làm việc của mình ở một bảng note khác để cuối tháng đối chiếu. Tình trạng này không chỉ làm mất thời gian của nhân sự mà còn rất dễ xảy ra sai sót trong giờ làm việc, giờ bắt đầu chấm công, giờ kết thúc trong ngày.
Bởi vậy, một trong những chức năng quan trọng của phần mềm chấm công trên điện thoại đó là cập nhật dữ liệu real-time cho phép nhân sự theo dõi bảng chấm công cá nhân của mình từng ngày, tháng.
2.4 Tự động tính công trên phần mềm
Phần mềm chấm công điện thoại kết nối cloud lấy dữ liệu bảng công và tự động tính toán bảng công từng nhân sự. Sau đó bộ phận HR chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản như kích hoạt và chấp nhận gửi bảng công đến nhân sự. Tránh tình trạng HR phải gửi thủ công từng tài khoản như gửi email. Như vậy hiệu quả quản lý chấm công bị giảm sút và không tối ưu cho doanh nghiệp.
2.5 Cho phép phân quyền dữ liệu
Phần mềm chấm công trên app mobile cần cho phép phân quyền người xem dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự. Ví dụ khi phần mềm gửi thông báo bảng công, cần chắc chắn rằng nhân sự chỉ được phép mở bảng công – bảng lương của chính họ. Người thiết lập quyền xem hay người quản trị hệ thống sẽ phân quyền cho những nhân sự, quản lý được phép xem bảng công, bảng lương.
Ưu điểm của phần mềm chấm công trên điện thoại
Điểm danh một số ưu điểm của phần mềm chấm công trên mobile so với phần mềm chấm công cố định:
3.1 Đáp ứng yêu cầu chấm công Work from home
Work from home sẽ không thể đảm bảo 100% thời gian nhân sự làm việc chính xác như ở công ty, do đó chấm công trên phần mềm hay khai báo trên excel không khác nhau ở mặt chất lượng công việc cũng như kiểm soát vị trí làm việc nhân viên. Tuy nhiên chấm công trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu và tự động tính công tính lương trên phần mềm. Nếu sử dụng excel để điểm danh, nhân sự HR cuối tháng sẽ phải nhập liệu dữ liệu chấm công lên phần mềm hoặc tính công thủ công. Mặt khác, phần mềm chấm công điện thoại sẽ phù hợp trong các trường hợp như: nhân viên làm việc ngoài hiện trường, gặp khách hàng, công tác, làm việc tại chi nhánh khác,…
3.2 Cập nhật bảng công real-time
Một trong những ưu điểm phần mềm chấm công mobile đó là kết nối dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho phép dữ liệu chấm công tự động cập nhật phần mềm tính công tính lương real-time. Nhân sự, quản lý có thể theo dõi bảng công bất cứ khi nào trên điện thoại chi tiết: thời gian chấm công vào, chấm công ra, thời gian đi muộn, thời gian về sớm, thời gian tăng ca, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ, lý do nghỉ,…
3.3 Tự động tính công – tính lương
Phần mềm nhân sự trên điện thoại cho phép tự động tính công, tính lương và gửi phiếu lương cho nhân viên vào cuối tháng để chốt công.
3.4 Dễ dàng tạo đơn từ nghỉ phép
Phần mềm chấm công tính lương cloud trên điện thoại giúp nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép, lý do nghỉ, nhân sự phụ trách thay thế ngay trên phần mềm đến quản lý trực tiếp. Sau khi nhận thông báo trên phần mềm, nhà quản lý xét duyệt trực tiếp trên ứng dụng.
3.5 Tiết kiệm chi phí & thời gian
Phần mềm chấm công trên điện thoại giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: lắp đặt máy chấm công, bảo trì & sửa chữa máy chấm công, chi phí nhân sự IT, chi phí thời gian nhân sự, quản lý.
Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian: thời gian đổ công thủ công của HR, thời gian đối chiếu so sánh bảng công, thời gian chờ đợi – xếp hàng chấm công, thời gian gián đoạn sửa chữa – bảo trì máy chấm công.
3.6 Linh hoạt
Phần mềm chấm công điện thoại đảm bảo tính linh hoạt ở:
- Đối với nhân viên: có thể chấm công ngay sau khi bước vào công ty mà không cần phải xếp hàng, chờ đợi. Mặt khác, nhân viên có thể theo dõi bảng công của mình trên app thay vì chờ cuối tháng.
- Đối với bộ phận HR: Linh hoạt kiểm tra bảng công khi có sai sót, bảng công cập nhật real-time bộ phận HR không cần đổ công thủ công, phần mềm cho phép tự động gửi thông báo thay vì phải gửi email như trước.
- Đối với bộ phận quản lý: có thể theo dõi thời gian làm việc nhân sự, đánh giá mức độ chuyên cần nhân viên, xem báo cáo trực quan.
Giới thiệu 3 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí hiệu quả nhất
Hiện nay, phần mềm chấm công trên thiết bị smartphone được tích hợp trực tiếp với phần mềm quản trị nhân sự. Do đó khi doanh nghiệp triển khai mua phần mềm nhân sự sẽ được sử dụng miễn phí phần mềm chấm công bằng app điện thoại. Dưới đây là 3 nhà cung cấp phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí được sử dụng nhiều nhất:
4.1 Phần mềm chấm công Mobile – Azza Time
Azza Time là giải pháp chấm công tính lương toàn diện cho phép thiết lập chấm công trên thiết bị smartphone để khai báo thông qua cài đặt danh sách wifi hoặc định vị GPS. Phần mềm cho phép dữ liệu chấm công được cập nhật real-time ngay sau khi app chấm công ghi nhận. Nhân sự có thể xem bảng công, lịch sử chấm công cá nhân bất cứ khi nào bằng kết nối internet.
Azza Time tích hợp giải pháp tính lương trực tiếp trên ứng dụng và cho phép gửi bảng công, bảng lương đến từng nhân viên. Hiện nay Azza Time là sản phẩm được nhiều tổ chức đánh giá cao và lựa chọn áp dụng.
4.2 Phần mềm chấm công Fastwork Timesheet
Đây là đơn vị cung cấp giải pháp chấm công trên thiết bị điện thoại đầu tiên tại Việt Nam. Ưu điểm của phần mềm này là cho phép kết nối app chấm công với phần mềm tính lương. Giải pháp chấm công qua chụp ảnh trên di động trên app trong bán kính cho phép công ty. Phần mềm cũng cho phép nhân sự nộp đơn, đề xuất xin nghỉ phép, gặp khách hàng trực tiếp trên điện thoại.
4.3 Giải pháp chấm công Acheckin
Acheckin là giải pháp chấm công đa dạng cung cấp các loại máy chấm công, phần mềm chấm công, app chấm công trong đó có phần mềm chấm công trên thiết bị di động. Phần mềm cho phép khai báo vị trí chấm công qua wifi và thiết bị GPS, cho phép thiết lập chấm công từ xa.
Tuy nhiên Acheckin tập trung các giải pháp máy chấm công, chấm công bằng camera là sản phẩm chủ lực do đó giải pháp chấm công bằng di động chưa được hoàn thiện.
Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi website Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
