Ở thời kỳ chuyển đổi số phát triển, công nghệ mạng 5G được bao phủ như hiện nay. Phần mềm quản lý máy chấm công tính lương Cloud đã giành được ưu thế hơn hẳn so với phần mềm cài đặt trên máy tính. Ở bài viết này phân tích chi tiết “ doanh nghiệp NÊN hay KHÔNG NÊN lựa chọn phần mềm chấm công cài đặt”?
Mục lục nội dung
Nhược điểm của phần mềm quản lý máy chấm công bản cài đặt
1.1 Phải thiết lập hệ thống server quản trị
Phần mềm sẽ được cài trực tiếp vào máy chủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cấp quyền cho các tài khoản để truy cập vào cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Mọi dữ liệu khách hàng sẽ được lưu trữ mà không phải thông qua bất kỳ một đơn vị nào khác. Doanh cần đầu tư chi phí máy chủ, hệ thống server và đội ngũ IT để điều hành hệ thống phần mềm.
1.2 Không cập nhật dữ liệu real-time
Sử dụng phần mềm cài đặt máy tính không có khả năng cập nhật bảng công tức thì như phần mềm chấm công tính lương cloud. Dữ liệu chỉ được cập nhật trên máy chủ và gửi cho nhân sự vào cuối tháng để đối chiếu so sánh. Đồng nghĩa với việc mỗi nhân sự phải tự đánh dấu ngày đi làm, thời gian làm việc của mình vào giấy note hoặc calendar.
1.3 Khó mở rộng dữ liệu
Phần mềm chấm công tính lương cài đặt chỉ phù hợp với các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân sự dưới 200 người hoặc những khu vực có đường mạng không ổn định.
1.4 Khó khăn chia sẻ dữ liệu
Đội ngũ HR phải gửi thủ công bảng công, bảng lương của nhân sự bằng email cá nhân. Khả năng chia sẻ dữ liệu và cập nhật dữ liệu chấm công, tính lương của phần mềm chấm công trên máy tính là rào cản rất lớn đặc biệt trong thời kỳ công nghệ mạng phát triển như hiện nay.
1.5 Dễ phát sinh sai sót
Do không cập nhật dữ liệu real-time nên các dữ liệu chấm công từ máy chấm công đổ về phần mềm có thể sai sót như: bị chậm so với thời gian thực tế, không cập nhật, ghi nhận chấm công. Điều này dẫn đến nhân viên phản ánh nhiều về bảng công gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân sự tại tổ chức.
1.6 Dữ liệu không đồng nhất
Phần mềm được phép cài đặt trên nhiều máy tính từ máy chủ đến máy con. Tuy nhiên dữ liệu chỉnh sửa, xóa, cập nhật trên máy nào chỉ ghi nhận ở máy đó không có khả năng đồng bộ trên các máy tính khác. Dẫn đến dữ liệu tam sao thất bản, sai lệch.
Lý do nên chọn phần mềm quản lý công tính lương cloud
Trái ngược với phần mềm quản lý máy chấm công cài đặt, phần mềm chấm công cloud đáp ứng được tất cả nghiệp vụ cần có, đảm bảo dữ liệu cập nhật real-time và chia sẻ dữ liệu ở bất cứ đâu. Dưới đây là 8 lý do doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý công tính lương cloud
2.1 Chấm công linh hoạt
Một trong những ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý máy chấm công tính lương cloud đó là nhân viên có thể chấm công ở các địa điểm khác ngoài nơi làm việc. Ví dụ như: chi nhánh công ty, công trường, gặp gỡ khách hàng. Chỉ cần nhân sự báo cáo với cấp quản lý để thiết lập vị trí thì hình thức chấm công này sẽ được hệ thống tính vào bảng công nhân viên. Trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19 kéo dài như hiện nay, chấm công online là giải pháp duy nhất để giải quyết bài toán khó này. Hầu hết các tổ chức đều triển khai giải pháp chấm công trực tuyến và tính lương trên phần mềm thay vì sử dụng các giải pháp chấm công vật lý và phần mềm tính lương cài đặt tại máy công ty như trước.
2.2 Cập nhật bảng công real-time
Lý do thứ hai nên áp dụng phần mềm quản lý máy chấm công tính lương cloud đó là bảng công luôn được cập nhật real-time. Nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình.
Đặc biệt dữ liệu chấm công được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.
2.3 Nhân viên theo dõi bảng công trực tuyến
Phần mềm chấm công trực tuyến luôn linh hoạt trong việc chia sẻ dữ liệu hơn các phần mềm cài đặt. Phần mềm chấm công tính lương online cho phép phân quyền xem dữ liệu do đó bảng công nhân viên sẽ được phân quyền cho những bộ phận quản lý liên quan như: quản lý trực tiếp, bộ phận HRM, bộ phận lãnh đạo cấp cao và nhân sự.
Bảng lương nhân viên cũng được phân quyền cá nhân hóa từng nhân sự. Mỗi nhân sự chỉ được phép theo dõi bảng công và bảng lương của chính mình để tránh những mâu thuẫn liên quan đến lương thưởng trong công ty.
2.4 Tự động tính lương
Phần mềm quản lý máy chấm công tính lương cloud được thiết lập công thức tính lương sẵn ngay sau khi doanh nghiệp mua phần mềm. Vào cuối tháng phần mềm tự động tính toán bảng công nhân viên và gửi thông báo kiểm tra bảng công đến từng tài khoản nhân viên.
Sau thời gian xác nhận bảng công của nhân viên, phần mềm thực hiện tự động tính lương theo công thức đã được thiết lập với các trường liên quan như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng nóng, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, thuế TNCN,…. Sau đó phần mềm gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận và bộ phận HR gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán lương cho người lao động.
2.5 Dữ liệu chính xác 100%
Chấm công bằng thiết bị chấm công và xuất bảng công ra file excel sẽ cần đặt hàm để lấy thời gian chấm công vào sớm nhất và thời gian chấm công ra muộn nhất. Excel có thể thường xuyên phát sinh lỗi khiến bộ phận HR nhầm lẫn bảng công của nhân viên. Tuy nhiên, phần mềm chấm công online có thể cập nhật dữ liệu liên tục hàng giờ, hàng ngày do đó dữ liệu đảm bảo chính xác 100% cho người dùng.
2.6 Bảo mật an toàn dữ liệu
Dữ liệu chấm công trên phần mềm được phân quyền cá nhân hóa đến từng nhân sự do đó rất khó để rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Đặc biệt phần mềm chấm công thông thường sẽ là một phần hệ trong phần mềm nhân sự và có thêm phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự đảm bảo dữ liệu 100% được bảo mật tuyệt đối.
2.7 Tối ưu chi phí & thời gian
Phần mềm chấm công cài đặt cần đầu tư hệ thống server riêng và sử dụng máy chủ đề quản lý.Doanh nghiệp cần đầu tư cho phí hạ tầng, vận hành như: Chi phí thuê – mua máy chủ chi phí lắp đặt, chi phí điện, chi phí nhân sự IT bảo trì hệ thống.
Trong khi đó phần mềm chấm công trực tuyến cloud chỉ cần đầu tư chi phí mua phần mềm. Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Bên cạnh đó chi phí triển khai và chi phí đào tạo hoàn toàn miễn phí.
2.8 Sử dụng được trên bản mobile
Phần mềm quản lý máy chấm công tính lương cloud có thể theo dõi được bảng công và dữ liệu nhân sự cũng như quản lý trên nền tảng Mobile. Giúp người dùng có thể theo sát công việc mọi lúc mọi nơi.
Trên đây là những phân tích ưu nhược điểm của phần mềm chấm công cài đặt và phần mềm chấm công tính lương cloud. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị cho quý đọc giả trong thực tiễn áp dụng.
