Phần mềm chấm công bằng vân tay là một trong những hình thức chấm công phổ biến nhất ở thời điểm hiện nay. Nếu như trước đó hầu hết các máy chấm công vân tay đều được tích hợp với phần mềm tính lương bản cài đặt thì hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang kết nối với phần mềm tính lương dạng cloud.
Tại sao có sự thay đổi này? Doanh nghiệp có nên kết nối phần mềm chấm công bằng vân tay với phần mềm tính lương trực tuyến không? Đón đọc bài viết dưới đây để có câu trả lời thích đáng nhất.
Mục lục nội dung
Ưu điểm của máy chấm công vân tay
Hiện nay trên thị trường có 4 phần mềm chấm công phổ biến nhất bao gồm:
- Phần mềm chấm công bằng vân tay
- Phần mềm chấm công face-ID trên mobile
- Máy chấm công nhận diện khuôn mặt
- Máy chấm công thẻ từ
Phần mềm chấm công bằng vân tay được thống kê là giải pháp chiếm 78% thị phần ở thời điểm hiện tại. Vậy máy chấm công bằng vân tay có những ưu điểm gì?
1.1 Khả năng nhận diện nhanh – chính xác
Nhận dạng dấu vân tay là một trong 4 đặc điểm nhận dạng được xe là duy nhất trong cơ thể người. Máy chấm công vân tay có khả năng nhận diện đặc điểm, so sánh các vân tay trên từng ngón chính xác nhất. Khả năng phân biệt vân tay người này so với người khác đạt độ chính xác cao đảm bảo không sai sót khi chấm công.
1.2 Dễ dàng đổ dữ liệu ra file excel
Hiện nay 100% các máy chấm công vân tay đều có khả năng xuất dữ liệu ra file excel phục vụ tại các doanh nghiệp chưa triển khai phần mềm tính lương, tính công.
1.3 Có nhiều nhà cung cấp
Máy chấm công vân tay hiện nay có hơn 300 nhà cung cấp trên cả nước. Doanh nghiệp có thể lắp đặt máy bất cứ khi nào và ở đâu, đây là một trong những ưu điểm trong quá trình triển khai.
1.4 Giá cả hợp lý
Máy chấm công vân tay được đánh giá có mức chi phí hợp lý với tất cả các ngành, lĩnh vực. Chi phí dao động từ 2.000.000 đến 5.000.000vnd/chiếc
1.5 Dễ dàng tích hợp
Phần mềm chấm công bằng vân tay dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như: phần mềm tính lương, quản trị nhân sự, bảo hiểm – thuế,…
Ưu điểm của phần mềm tính lương trực tuyến
Phần mềm tính lương trực tuyến có những ưu điểm vượt trội như sau:
- Dữ liệu sẽ được lưu trữ trực tuyến trên đám mây điện tử của nhà cung cấp.
- Khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản và sử dụng và được kết nối với các cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin của khách hàng sẽ được đổ về và lưu trên đám mây điện tử
- Dung lượng lưu trữ không giới hạn.
- Không cần cài đặt máy tính, linh hoạt trên các thiết bị như PC, mobile,…Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi
- Dữ liệu lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây có tính bảo mật cao. Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp. Không cần đội ngũ IT vì các lỗi sẽ được nhà cung cấp sữa chữa
- Doanh nghiệp có thể trả thêm chi phí để mở rộng các tính năng mới. Phần mềm được cập nhật định kỳ với các tính năng có sẵn. Có nhiều tính năng mở rộng và liên kết với các phần mềm khác như: phần mềm nhân sự, tính lương,…
- Dữ liệu đồng nhất, cập nhật nhanh chóng toàn bộ nhân sự những người được phân quyền đều có thể theo dõi thông tin
- Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Chi phí triển khai miễn phí
Có nên sử dụng phần mềm chấm công bằng vân tay với phần mềm tính lương trực tuyến?
Vậy doanh nghiệp có nên tích hợp máy chấm công vân tay với phần mềm tính lương cloud hay sử dụng phần mềm tính lương cài đặt:
3.1 Cập nhật dữ liệu real-time
Phần mềm chấm công tính lương cloud cho phép cập nhật dữ liệu real-time cụ thể:
thời gian làm việc nhân viên, thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm việc thêm giờ, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ,…
3.2 Tự động tính lương
Nhờ dữ liệu cập nhật real-time, phần mềm tính lương tự động tính lương theo công thức thiết lập sẵn vào cuối tháng khi đã đủ bảng công nhân sự. Bảng lương đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ tất cả nhân sự đã chấm công.
3.3 Bảo mật dữ liệu
Mất dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự là điều thường xảy ra khi sử dụng excel. Bởi máy tính có thể xảy ra sự cố bất cứ khi nào mà kế toán chưa kịp lưu lại kết quả làm việc. Bên cạnh đó, việc ổ cứng máy tính đầy dữ liệu buộc kế toán phải sao lưu sang usb cũng rất dễ gây mất dữ liệu bảng lương.
Phần mềm tính lương được xây dựng dựa trên công nghệ Cloud giúp doanh nghiệp lưu trữ tức thì trên trình duyệt và đảm bảo an toàn bảo mật 100%.
3.4 Dễ dàng làm báo cáo
Phần mềm chấm công tính lương cloud dễ dàng tạo lập báo cáo trực tiếp trên phần mềm từ tổng quan đến chi tiết:
- Báo cáo thời gian chấm công của từng nhân sự
- Báo cáo thời gian làm việc, đi sớm về muộn,… của từng phòng ban
- Báo cáo số lượng phản hồi bảng công, bảng lương
- Báo cáo tỉ lệ sai sót bảng công – bảng lương
- báo cáo chi phí lương thưởng nhân viên
- Báo cáo bảng lương
- Báo cáo phản hồi nhân sự
3.5 Tiết kiệm chi phí & thời gian
Tính lương có vẻ là một quy trình đơn giản: xuất công, nhập tay dữ liệu vào excel, nhập hàm công thức tính lương và “kéo excel”. Vậy là đã có một bảng lương như ý.
Thực tế, tính lương không đơn giản như thế. Các yếu tố như thời gian nghỉ phép ( được tính lương hay không), làm thêm giờ, các khoản trợ cấp, các khoản thưởng KPI, thuế TNCN,… khiến bảng lương trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Kế toán có thể mất một tuần hoặc nhiều hơn để làm bảng công. Tuy nhiên bảng công vẫn tiềm ẩn những lỗi sai bởi excel là hệ thống thường phát sinh lỗi khi copy công thức.
Trong khi đó phần mềm tính lương có thể tự động tính toán các tham số và cập nhật lên hệ thống các khoảng cộng, trừ tiền lương một cách rõ ràng. Nếu ngày 30 doanh nghiệp chốt công, hệ thống phần mềm sẽ nhanh chóng giúp doanh nghiệp tính lương trong một buổi chiều cho hàng ngàn nhân sự.
Rõ ràng, nếu doanh nghiệp rút ngắn làm việc thủ công trong vòng 7 ngày xuống còn 1 ngày thì doanh nghiệp đã tiết kiệm khoản chi phí thời gian đội ngũ kế toán tính lương 6 ngày còn lại.
Mặt khác, phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí in ấn, chi phí giấy, chi phí lưu trữ bảng công, bảng đề xuất nhân viên,…
3.6 Theo dõi & quản lý bảng công – bảng lương trên mobile
Phần mềm tính lương có phiên bản Mobile giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ, kết quả, thông tin trên phần mềm mọi lúc mọi nơi. Còn đối với excel người dùng bắt buộc phải sử dụng máy tính để theo dõi và làm việc.
Azza HRM – Phần mềm chấm công tính lương cloud kết nối đa dạng loại máy chấm công
Azza Time là phần mềm quản lý chấm công trong hệ thống quản trị nhân sự Azza HRM. Phần mềm cung cấp hai phiên bản On-premise (cài đặt) và Cloud (trực tuyến). Phần mềm có thể tích hợp với đa dạng loại máy chấm công như vân tay, nhận diện khuôn mặt, chấm công bằng mobile, chấm công bằng camera,…
Ưu điểm của phần mềm này là khả năng xử lý dữ liệu nhanh, ổn định, giao diện khoa học dễ sử dụng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có bao gồm:
- Theo dõi bảng công thực
- Gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, về sớm,…
- Cho phép gửi thông báo bảng công tự động
- Tự động tính lương
- Cho phép phản hồi dữ liệu bảng công nhân sự
- Lập hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả
- Tích hợp với các phần mềm khác: quản lý hồ sơ nhân sự, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm bảo hiểm,…
Với hơn 10 năm hoạt động trên thị trường, Azza HRM tự hào là giải pháp quản trị nhân sự uy tín đồng hành cùng hàng triệu doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Một số doanh nghiệp khách hàng tiêu biểu của Azza phải kể đến như: Việt Pháp, GE Hải Phòng, IDEMITSU, BIDV, NOVOTEL, IVAC, Việt Hưng,…
Trên đây là bài viết trả lời câu hỏi: ‘Có nên kết nối máy chấm công bằng vân tay với phần mềm tính lương trực tuyến”. Hy vọng bài viết sẽ mang lại kiến thức giá trị trong công tác chấm công tính lương và quản lý nhân sự.
