Phần mềm chấm công miễn phí cho khối sản xuất có thật sự phù hợp và tối ưu chi phí doanh nghiệp? Với số lượng nhân sự vài nghìn người, độ biến động hàng năm lớn, trình độ phân cấp rõ rệt phần mềm miễn phí có đáp ứng các nghiệp vụ & quản lý công, tính lương nhân viên. Cùng Azza HRM làm rõ vấn đề này thông qua bài viết dưới đây:
Mục lục nội dung
Đặc điểm nhân sự tại các khối sản xuất
Ngành sản xuất là ngành phát triển tại Việt Nam được xếp vào là một trong những ngành có đặc thù khó quản lý bởi: số lượng nhân sự lớn, biến động nhân sự thường xuyên, chấm công theo ca.
1.1 Số lượng nhân viên lớn
Ngành sản xuất là ngành có số lượng công nhân viên lớn nhất trong các ngành có thể lên tới vài trăm nghìn nhân sự đối với các công ty lớn. Do số lượng công nhân viên lớn như vậy nên doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc, hồ sơ nhân viên, công cụ làm việc, bảo hiểm, chính sách đãi ngộ,…
1.2 Số lượng tuyển dụng hàng năm cao
Năm 2019, 80% các doanh nghiệp gặp vấn đề trong việc tuyển dụng công nhân viên tại các xí nghiệp sản xuất. Thực tế cho thấy sản xuất là ngành khó tuyển dụng bởi sự phân cấp rõ ràng: giám đốc – điều hành – quản lý – nhân viên. Số lượng tuyển dụng hàng năm các vị trí công nhân, nhân viên rất lớn đặc biệt tại các khu công nghiệp.
1.3 Khó mở lớp đào tạo
Là một ngành có tỷ lệ nhân sự ra vào lớn, đào tạo trở thành trở ngại đối với bộ phận quản lý nhân sự. Do đó việc mở các lớp tập huấn, đào tạo trở nên khó khăn và chưa được chú trọng.
1.4 Trình độ nhân sự phân cấp rõ rệt
Trình độ nhân sự được phân cấp rõ ràng từ quản lý, trợ lý, điều hành, nhân viên kỹ thuật, công nhân sản xuất, thi công,…
1.5 Làm việc theo ca kíp
Do nhu cầu sản xuất lớn, các xưởng sản xuất cần công nhân làm việc ngày đêm do đó việc làm theo ca kíp là một đặc thù công việc của ngành sản xuất. Điều này cũng dẫn đến khó khăn trong việc tính công, tính lương và quản lý hiệu suất nhân sự.
Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí cho khối sản xuất không
Ưu điểm của phần mềm chấm công miễn phí đó là: tiết kiệm chi phí, đáp ứng các chức năng cơ bản của nghiệp vụ.
Tuy nhiên phần mềm chấm công miễn phí cũng có một vài nhược điểm như:
- Giới hạn chức năng: Có rất nhiều nhà cung cấp sẽ cho phép sử dụng một số tính năng miễn phí trong phần mềm chấm công tính lương. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, các tổ chức sẽ có những nhu cầu như: cập nhật dữ liệu ngoài máy chấm công, đồng bộ hồ sơ nhân sự, tích hợp phần mềm với các hệ thống ứng dụng khác,… Những tính năng này ở bản miễn phí sẽ không được cung cấp. Doanh nghiệp muốn sử dụng cần phải trả phí cho từng phân hệ, chức năng yêu cầu.
- Khả năng bảo mật dữ liệu: Phần mềm miễn phí cho phép chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn các phần mềm thu phí. Do đó khả năng bảo mật dữ liệu cũng bị hạn chế.
- Khó tích hợp với phần mềm khác: Những phần mềm danh tiếng sẽ có sự kỹ càng và chọn lọc phần mềm để tích hợp. Các phần mềm miễn phí có thể sẽ gặp khó khăn hoặc chi phí cao để tích hợp với các phần mềm khác trong tương lai.
Nhìn chung phần mềm chấm công miễn phí sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có nguồn vốn hạn hẹp và muốn tiết kiệm chi phí. Đối với doanh nghiệp sản xuất không nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bởi phần mềm không đáp ứng nhu cầu sử dụng với số lượng lớn nhân sự, yêu cầu quản lý khắt khe và đảm bảo dữ liệu bảo mật.
Giới thiệu 5 phần mềm chấm công phù hợp với khối sản xuất
Dưới đây là 5 phần mềm chấm công cho khối sản xuất được các chuyên gia nhân sự khuyên dùng:
3.1 Phần mềm chấm công tính lương Azza Time
Azza Time là phần mềm quản lý chấm công tính lương năm trong hệ sinh thái quản trị nhân sự Azza HRM. Hiện nay, phần mềm cung cấp hai phiên bản On-premise (cài đặt) và Cloud (trực tuyến). Ưu điểm của phần mềm này là khả năng xử lý dữ liệu nhanh, ổn định và giao diện khoa học dễ sử dụng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có bao gồm:
- Tích hợp các loại máy chấm công
- Theo dõi bảng công thực
- Phân quyền xem dữ liệu bảng công
- Gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, về sớm,…
- Cho phép gửi thông báo bảng công tự động
- Tự động tính lương
- Cho phép phản hồi dữ liệu bảng công nhân sự
- Lập hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả
- Kết nối với các phần mềm khác: quản lý hồ sơ nhân sự, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm bảo hiểm,…
Azza Time phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhân sự từ 50 đến 3000 nhân sự như môi trường công sở, khu sản xuất, ngành F&B,… Đây được xem là một trong những phần mềm quản lý chấm công tính lương chuyên nghiệp nhất hiện nay doanh nghiệp nên cân nhắc để triển khai.
3.2 Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm chấm công thế hệ mới và được nhiều doanh nghiệp sử dụng tại Việt Nam. Tanca hiện nay phát triển cả hai phiên bản quản lý chấm công online và cài đặt. Ưu điểm của Tanca là cung cấp phiên bản web hoàn toàn miễn phí giúp người dùng tiết kiệm chi phí, đáp ứng các tính năng, có khả năng thiết lập các trường phức tạp như chấm công theo ca, kíp.
3.3 Phần mềm chấm công Fastwork
Fastwork cung cấp cả hai giải pháp: ứng dụng chấm công Face ID và phần mềm quản lý công Fastwork Timesheet. Hai ứng dụng này được kết nối với nhau được đáng giá cao và dễ sử dụng.
Ưu điểm của phần mềm này là khả năng tích hợp với ứng dụng chấm công Face ID trên điện thoại và khả năng cập nhật dữ liệu tức thì lên phần mềm. Phần mềm này cho phép nhân viên chấm công ngoài hiện trường khi làm việc với khách hàng, đối tác hoặc làm việc tại nhà.
3.4 Ứng dụng chấm công Cloud – ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công miễn phí sử dụng chấm công qua thiết bị di dộng ở cả hai hệ điều hành iOS và Android. Nhân viên có thể tự theo dõi bảng công của mình từng ngày, tháng trên phần mềm ở cả ứng dụng di động và thiết bị máy tính.
Ưu điểm của ACheckin là đáp ứng các tính năng chấm công bao gồm: chấm công bằng định vị GPRS, địa chỉ IP, nhận dạng khuôn mặt.
Hạn chế của ứng dụng này là chi phí sử dụng quá cao so với mặt bằng chung. Phần mềm chỉ cho phép miễn phí phiên bản dưới 50 người. Chi phí mua phần mềm 199.000vnd/user/tháng.
3.5 Phần mềm chấm công MISA Amis
Ưu điểm của phần mềm này là nằm trong hệ sinh thái hợp nhất của MISA và sử dụng khá ổn định. Phần mềm này kết nối trực tiếp được với phần mềm kế toán MISA. Một số tính năng của phần mềm chấm công Amis:
- Kết hợp được với nhiều hình thức chấm công, máy chấm công
- Tự động tính công
- Tự động tính lương
- Gửi bảng công, bảng lương đến nhân viên
- Nhân sự làm phép nghỉ trên phần mềm
- Dễ dàng làm báo cáo
Điểm hạn chế của phần mềm này là khả năng cập nhật real-time dữ liệu. Bảng chấm công vẫn được gửi thủ công vào cuối tháng chưa được đẩy lên dữ liệu cloud để nhân viên theo dõi thường xuyên.
Ở bài viết này Azza HRM phân tích ưu và nhược điểm của phần mềm chấm công miễn phí cho khối sản xuất và giới thiệu những phần mềm phù hợp nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
