Theo khảo sát của Gartner cho thấy: 90% các phần mềm công nghệ đều có phiên bản Mobile. Do đó công nghệ phần mềm chấm công trên điện thoại sẽ trở thành xu hướng mới vào năm 2022.
Trên thực tế, các công ty lớn có số lượng nhân sự lớn phải đầu tư 5 đến 10 chiếc máy chấm công tại các cửa ra vào để đảm bảo hoạt động chấm công của nhân viên. Nếu sử dụng chấm công trên điện thoại doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoản chi phí này.
Mặt khác, sử dụng máy chấm công khiến nhân sự phải chờ đợi để đến lượt họ chấm công ảnh hưởng đến thời gian làm việc và tiền nộp phạt đi muộn của nhân sự. Xem chi tiết những ưu điểm của phần mềm chấm công điện thoại ở phần tiếp theo:
Mục lục nội dung
Phần mềm chấm công trên điện thoại là gì? Nguyên lý hoạt động
Phần mềm chấm công trên điện thoại là một hình thức chấm công sử dụng điện thoại để khai báo vị trí, nhận dạng khuôn mặt, thời gian bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc. Điện thoại được tận dụng để thay thế cho máy chấm công vân tay, thẻ từ,…
Nguyên lý hoạt động của phần mềm chấm công face ID trên mobile: Bộ phận HR thiết lập tài khoản chấm công theo thông tin nhân sự, sau đó tải app chấm công về điện thoại. Phần mềm cho phép chấm công dựa vào kết nối wifi công ty hoặc sử dụng GPS địa chỉ công ty. Nếu nhân viên ở ngoài khu vực kết nối sẽ không thể mở phân hệ chấm công.
Ưu điểm phần mềm chấm công trên điện thoại
Phần mềm chấm công bằng điện thoại có những tiện ích và ưu điểm gì so với các hình thức chấm công bằng máy chấm công trên thị trường?
2.1 Chấm công online trên di động bằng công nghệ Face ID
Thứ nhất, nhân sự có thể chủ động chấm công trên thiết bị di động cá nhân của mình thay vì phải chờ đợi, xếp hàng chấm công như sử dụng máy chấm công vật lý.
Bên cạnh đó, phần mềm sử dụng công nghệ nhận dạng face ID đảm bảo độ chính xác cao tránh gian lận chấm công.
2.2 Linh hoạt vị trí chấm công
Làm việc từ xa đã trở thành một trong những xu hướng hậu covid-19. Tuy nhiên, khi làm việc online các doanh nghiệp không thể sử dụng máy chấm công như làm việc trên công ty. Phần mềm chấm công bằng điện thoại sẽ có phép nhân viên khai báo vị trí làm việc ở nhà dưới sự theo dõi tiến độ công việc của bộ phận quản lý trực tiếp. Việc sử dụng phần mềm chấm công có lợi ích gì so với chấm công trên excel khi làm việc ở nhà?
Work from home sẽ không thể đảm bảo 100% thời gian nhân sự làm việc chính xác như ở công ty, do đó chấm công trên phần mềm hay khai báo trên excel không khác nhau ở mặt chất lượng công việc cũng như kiểm soát vị trí làm việc nhân viên. Tuy nhiên chấm công trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu và tự động tính công tính lương trên phần mềm. Nếu sử dụng excel để điểm danh, nhân sự HR cuối tháng sẽ phải nhập liệu dữ liệu chấm công lên phần mềm hoặc tính công thủ công.
Mặt khác, phần mềm chấm công điện thoại sẽ phù hợp trong các trường hợp như: nhân viên làm việc ngoài hiện trường, gặp khách hàng, công tác, làm việc tại chi nhánh khác,…
2.3 Cập nhật bảng công real-time
Chấm công bằng điện thoại được kết nối nền tảng điện toán đám mây cho phép dữ liệu chấm công tự động cập nhật phần mềm tính công tính lương real-time. Nhân sự, quản lý có thể theo dõi bảng công bất cứ khi nào trên điện thoại chi tiết: thời gian chấm công vào, chấm công ra, thời gian đi muộn, thời gian về sớm, thời gian tăng ca, thời gian làm việc ngoài hiện trường, ngày nghỉ, lý do nghỉ,…
2.4 Tự động tính công – tính lương
Phần mềm nhân sự trên điện thoại cho phép tự động tính công, tính lương và gửi phiếu lương cho nhân viên vào cuối tháng để chốt công.
2.5 Dễ dàng tạo đơn từ nghỉ phép
Phần mềm chấm công tính lương cloud trên điện thoại giúp nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép, lý do nghỉ, nhân sự phụ trách thay thế ngay trên phần mềm đến quản lý trực tiếp. Sau khi nhận thông báo trên phần mềm, nhà quản lý xét duyệt trực tiếp trên ứng dụng.
2.6 Tiết kiệm chi phí & thời gian
Phần mềm chấm công trên điện thoại giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: lắp đặt máy chấm công, bảo trì & sửa chữa máy chấm công, chi phí nhân sự IT, chi phí thời gian.
Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian: thời gian đổ công thủ công của HR, thời gian đối chiếu so sánh bảng công, thời gian chờ đợi – xếp hàng chấm công, thời gian gián đoạn sửa chữa – bảo trì máy chấm công.
2.7 Đảm bảo an toàn giãn cách
Đảm bảo an toàn giãn cách khi làm việc là yêu cầu hàng đầu để bảo vệ an toàn sức khỏe nhân viên và tránh gián đoạn công việc tổ chức. Sử dụng phần mềm chấm công điện thoại có thể hạn chế nguy cơ tiếp xúc so với máy chấm công.
Nhược điểm phần mềm chấm công bằng điện thoại
Ngoài những ưu điểm nêu trên, phần mềm chấm công bằng điện thoại cũng tồn tại một số nhược điểm như:
3.1 Yêu cầu có Smartphone
Đối với một số ngành sử dụng người lao động ở tuổi trung niên như: phục vụ, bảo vệ,… những lao động có thể không sử dụng smartphone để chấm công.
3.2 Phụ thuộc vào mạng internet
Phần mềm phụ thuộc vào mạng internet để chấm công, do đó ở những khu vực internet không ổn định có thể là rào cản để áp dụng phương pháp chấm công này.
Tuy nhiên ở thời kỳ mạng 5G phát triển như hiện nay đây không phải vấn đề quá lớn.
3.3 Sử dụng định vị GPS có thể bị lỗi
GPS có thể bị lỗi ở một vài thời điểm do sóng điện từ làm ảnh hưởng thiết bị di dộng của người dùng dẫn đến sai vị trí GPS để chấm công. Trường hợp này rất hi hữu do đó doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm.
Nhìn chung, phần mềm chấm công trên điện thoại phù hợp với các ngành như văn phòng, dịch vụ, sản xuất, kinh doanh đa chi nhánh. Ở năm 2022 đây sẽ là hình thức chấm công phổ biến được các doanh nghiệp lựa chọn triển khai.
Trên đây là những kiến thức về ưu và nhược điểm của phần mềm chấm công điện thoại. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
