Ưu điểm của phần mềm chấm công trực tuyến

“Lựa chọn phần mềm chấm công trực tuyến hay phần mềm cài đặt” luôn là một trong những câu hỏi khi doanh nghiệp tìm hiểu triển khai phần mềm chấm công. Ở bài viết này, Azza sẽ phân tích 10 tính năng của phần mềm chấm công cloud hơn hẳn với phần mềm chấm công cài đặt để doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc ra quyết định triển khai.

Phần mềm chấm công trực tuyến điện toán đám mây Cloud là gì?

Phần mềm chấm công trực tuyến hay còn được gọi là phần mềm chấm công điện toán đám mây Cloud. Là giải pháp chấm công sử dụng máy tính và công nghệ mạng để quản lý, điều hành trực tiếp trên trình duyệt Web thay vì phải cài đặt về máy tính.

Cloud là công cụ được đánh giá là phát minh ứng dụng thực tiễn nhất trong thế kỷ 21 do đó đây là giải pháp đang được tất cả các ngành, lĩnh vực triển khai rộng rãi.

Phần mềm chấm công cài đặt là gì?

Phần mềm chấm công cài đặt hay còn được gọi là phần mềm chấm công On-premises là phần mềm được triển khai dưới dạng cài đặt truyền thông trên một máy chủ của doanh nghiệp và hệ thống sẽ điều hành nhiều máy con khác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát hệ thống và chịu trách nhiệm duy trì, bảo trì và bảo mật dữ liệu.

10 Tính năng vượt trội của phần mềm chấm công trực tuyến

Điểm danh 10 tính năng của phần mềm chấm công trực tuyến chinh phục người dùng trong thời đại công nghệ số 4.0 thay vì sử dụng phần mềm cài đặt dưới đây:

3.1 Tính linh hoạt 

Một trong những ưu điểm khi sử dụng phần mềm chấm công online bằng thiết bị di động đó là nhân viên có thể chấm công ở các địa điểm khác ngoài nơi làm việc. Ví dụ như: chi nhánh công ty, công trường, gặp gỡ khách hàng. Chỉ cần nhân sự báo cáo với cấp quản lý để thiết lập vị trí thì hình thức chấm công này sẽ được hệ thống tính vào bảng công nhân viên.

Trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19 kéo dài như hiện nay, chấm công online là giải pháp duy nhất để giải quyết bài toán khó này. Hầu hết các tổ chức đều triển khai giải pháp chấm công trực tuyến và tính lương trên phần mềm thay vì sử dụng các giải pháp chấm công vật lý và phần mềm tính lương cài đặt tại máy công ty như trước.

3.2 Cập nhật bảng công real-time

Ưu điểm vượt trội thứ hai khi áp dụng phần mềm chấm công tính lương nền tảng cloud đó là bảng công luôn được cập nhật real-time. Nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình.

Đặc biệt dữ liệu chấm công được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.

3.3 Nhân viên xem bảng công hàng ngày

Phần mềm trực tuyến luôn linh hoạt trong việc chia sẻ dữ liệu hơn các phần mềm cài đặt. Phần mềm chấm công tính lương online cho phép phân quyền xem dữ liệu do đó bảng công nhân viên sẽ được phân quyền cho những bộ phận quản lý liên quan như: quản lý trực tiếp, bộ phận HRM, bộ phận lãnh đạo cấp cao và nhân sự.

Bảng lương nhân viên cũng được phân quyền cá nhân hóa từng nhân sự. Mỗi nhân sự chỉ được phép theo dõi bảng công và bảng lương của chính mình để tránh những mâu thuẫn liên quan đến lương thưởng trong công ty.

3.4 Tự động tính lương cuối tháng

Phần mềm được thiết lập công thức tính lương sẵn ngay sau khi doanh nghiệp mua phần mềm. Vào cuối tháng phần mềm tự động tính toán bảng công nhân viên và gửi thông báo kiểm tra bảng công đến từng tài khoản nhân viên. Sau thời gian xác nhận bảng công của nhân viên, phần mềm thực hiện tự động tính lương theo công thức đã được thiết lập với các trường liên quan như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng nóng, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, thuế TNCN,…. Sau đó phần mềm gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận và bộ phận HR gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán lương cho người lao động.

3.5 Tính chính xác

Chấm công bằng thiết bị chấm công và xuất bảng công ra file excel sẽ cần đặt hàm để lấy thời gian chấm công vào sớm nhất và thời gian chấm công ra muộn nhất. Excel có thể thường xuyên phát sinh lỗi khiến bộ phận HR nhầm lẫn bảng công của nhân viên. 

Tuy nhiên, phần mềm chấm công online có thể cập nhật dữ liệu liên tục hàng giờ, hàng ngày do đó dữ liệu đảm bảo chính xác 100% cho người dùng.

3.6 Bảo mật an toàn dữ liệu

Dữ liệu chấm công trên phần mềm được phân quyền cá nhân hóa đến từng nhân sự do đó rất khó để rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Đặc biệt phần mềm chấm công thông thường sẽ là một phần hệ trong phần mềm nhân sự và có thêm phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự đảm bảo dữ liệu 100% được bảo mật tuyệt đối.

3.7 Quản lý phép khoa học

Nhân sự có thể đề xuất xin nghỉ phép, nghỉ không lương trên phần mềm và chọn người quản lý trực tiếp phê duyệt. Hệ thống sẽ gửi thông báo “duyệt đề xuất xin nghỉ” của nhân sự đến tài khoản của người cần xét duyệt. Quy trình này sẽ giúp lưu trữ thông tin và lý do nghỉ của nhân viên cũng như loại bỏ tình trạng xin nghỉ qua công cụ chat dẫn đến khó khăn khi truy vết dữ liệu.

3.8 Review đánh giá nhân sự bài bản

Phần mềm chấm công online cho phép nhà quản trị theo dõi dữ liệu chấm công, chi phí lương, thưởng nhân sự hàng tháng, quý, năm để đánh giá kết quả công tác trả lương trả thưởng tổ chức.

Ở vị trí quản lý cấp trung sẽ theo dõi tổng quan kết quả làm việc của nhân sự: thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…

Ở phía nhân viên có thể theo dõi kết quả thời gian làm việc của bản thân trong năm, quý qua để đặt ra những mục tiêu và điều chỉnh giúp cải thiện bản thân tốt hơn.

3.9 Tối ưu chi phí & thời gian

Phần mềm chấm công cài đặt cần đầu tư hệ thống server riêng và sử dụng máy chủ đề quản lý.Doanh nghiệp cần đầu tư cho phí hạ tầng, vận hành như: Chi phí thuê – mua máy chủ chi phí lắp đặt, chi phí điện, chi phí nhân sự IT bảo trì hệ thống.

Trong khi đó phần mềm chấm công trực tuyến cloud chỉ cần đầu tư chi phí mua phần mềm. Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Bên cạnh đó chi phí triển khai và chi phí đào tạo hoàn toàn miễn phí.

3.10 Có bản Mobile

Phần mềm chấm công trực tuyến có thể theo dõi được bảng công và dữ liệu nhân sự cũng như quản lý trên nền tảng Mobile. Giúp người dùng có thể theo sát công việc mọi lúc mọi nơi.

Hiện nay Azza HRM cung cấp giải pháp chấm công tính lương toàn diện cho doanh nghiệp giúp tổ chức linh hoạt trong công tác trả lương thưởng và tiết kiệm chi phí đầu tư quản trị nhân sự. 

Ưu điểm của phần mềm quản lý chấm công – tính lương Azza HRM:

• Tốc độ, ổn định – Xử lý dữ liệu nhanh
• Linh hoạt trong quản lý chấm công
• Dễ dàng theo dõi bảng công online trên PC và mobile
• Dễ sử dụng, giao diện dễ nhìn, trường thông tin khoa học
• Tự động tính công và tính lương
• Cho phép gửi thông báo nhân viên và nhân viên gửi phản hồi bảng công, bảng lương

Để tham khảo chi tiết phần mềm chấm công trực tuyến Azza Time, mời quý doanh nghiệp click vào đường link sản phẩm dưới đây:

Trên đây là 10 tính năng của phần mềm chấm công trực tuyến hơn hẳn phần mềm cài đặt. Tùy thuộc vào đặc thù và mục tiêu áp dụng của doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.