Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì giải pháp phần mềm chấm công miễn phí có thể là sự lựa chọn của rất nhiều đơn vị. Vậy phần mềm chấm công miễn phí có thật sự tốt không? Những phần mềm nào hiệu quả và đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Theo dõi bài viết dưới đây của Azza HRM để giải đáp những thắc mắc trên.
Mục lục nội dung
Ưu điểm của phần mềm chấm công miễn phí
Những ưu điểm của phần mềm chấm công không mất phí bao gồm:
1.1 Tiết kiệm chi phí
Bài toán chi phí là ưu điểm lớn nhất của phần mềm chấm công tính lương miễn phí. Doanh nghiệp được phép sử dụng các tính năng trong phần mềm và không cần trả phí mua phần mềm, phí gia hạn. Nếu tổ chức có số lượng nhân sự nhỏ và không quá đặc thù trong hoạt động chấm công – tính lương thì đây sẽ là giải pháp tối ưu chi phí và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
1.2 Đảm bảo chức năng cơ bản
Các phần mềm chấm công tính lương vẫn có thể đáp ứng các chức năng cơ bản cần có để phục vụ hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Cụ thể như:
- Chấm công
- Theo dõi thời gian chấm công chi tiết: thời gian làm việc, tăng ca, làm thêm, đi muộn, về sớm, nghỉ phép,…
- Báo cáo
- Lập bảng công
- Hỗ trợ tính lương
1.3 Dễ dàng chia sẻ dữ liệu
Đa số các phần mềm chấm công bản miễn phí thì đều cho phép chia sẻ dữ liệu khá dễ dàng. Do đó, nhân sự có thể chia sẻ bảng công đến các tài khoản, email nhân viên để theo dõi thường xuyên cũng như giúp công tác đối chiếu bảng công dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Nhược điểm của phần mềm chấm công miễn phí
Ngoài những ưu điểm về mặt tính năng và chi phí thì phần mềm chấm công bản không mất phí cũng tồn tại một số hạn chế như sau:
2.1 Giới hạn chức năng
Có rất nhiều nhà cung cấp sẽ cho phép sử dụng một số tính năng miễn phí trong phần mềm chấm công tính lương. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, các tổ chức sẽ có những nhu cầu như: cập nhật dữ liệu ngoài máy chấm công, đồng bộ hồ sơ nhân sự, tích hợp phần mềm với các hệ thống ứng dụng khác,… Những tính năng này ở bản miễn phí sẽ không được cung cấp. Doanh nghiệp muốn sử dụng cần phải trả phí cho từng phân hệ, chức năng yêu cầu.
Đây cũng là một bài toán dễ hiểu của các nhà cung cấp để thu hút doanh nghiệp sử dụng phần mềm. Chi phí mở rộng tính năng không cao cho nên các doanh nghiệp có thể sử dụng.
2.2 Khả năng bảo mật dữ liệu
Như tôi đã đề cập ở phần trên, phần mềm miễn phí cho phép chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn các phần mềm thu phí. Do đó khả năng bảo mật dữ liệu cũng bị hạn chế.
Tuy nhiên trên thị trường có một vài phần mềm miễn phí nhưng có độ an toàn dữ liệu cao. Đơn cử như phần mềm chấm công TAS-ERP.
2.3 Khó tích hợp với phần mềm khác
Những phần mềm danh tiếng sẽ có sự kỹ càng và chọn lọc phần mềm để tích hợp. Các phần mềm miễn phí có thể sẽ gặp khó khăn hoặc chi phí cao để tích hợp với các phần mềm khác trong tương lai.
2.4 Khả năng hỗ trợ
Đối với phần mềm chấm công miễn phí chúng ta sẽ không thể đòi hỏi sự hỗ trợ quá nhiều từ nhà cung cấp. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp tình huống mất dữ liệu không rõ nguyên nhân, dữ liệu sai sót,… trong quá trình làm việc và sẽ cần phải chờ đợi xử lý từ nhà cung cấp khá lâu.
Nhìn chung phần mềm chấm công miễn phí sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có nguồn vốn hạn hẹp và muốn tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm hiệu quả thì đây cũng là giải pháp không tệ để cải tiến bộ máy làm việc khoa học hơn.
Top 5 phần mềm chấm công miễn phí nên dùng
Tham khảo ngay Top 5 phần mềm chấm công hoàn toàn miễn phí được ưa chuộng nhất hiện nay:
3.1 Phần mềm chấm công TAS-ERP
Phần mềm chấm công TAS-ERP là giải pháp quản lý chấm công miễn phí do người Việt phát triển và giành được nhiều giải thưởng công nghệ như Sao Khuê. Đây là hệ thống hỗ trợ đắc lực và hiệu quả công việc quản lý thông tin nhân viên, theo dõi giờ làm, chấm công cho nhân viên cho các công ty, tổ chức, doanh nghiệp …
Những tính năng của phần mềm chấm công TAS-ERP được người dùng đánh giá cao phải kể đến như:
- Dễ dàng cài đặt thiết bị phần mềm
- Cho phép tải thông tin nhân viên từ máy tính lên phần mềm và ngược lại ở cả bản word, pdf, excel thuận tiện báo cáo
- Phân quyền người dùng
- Tạo và quản lý bảng thời gian làm việc – bảng chấm công nhân sự
- Cho phép hiệu chỉnh thời gian chấm công khi phát hiện thấy có sai lệch
- Chức năng đồng bộ thời gian giữa máy chấm công và máy tính
- Cho phép lưu dự phòng và phục hồi dữ liệu
- Báo cáo tổng quan và báo cáo chi tiết
Qua nhiều năm, phần mềm ngày càng được hoàn thiện hơn đầy đủ các chức năng cho người dùng sử dụng. Đây là phần mềm miễn phí ổn định và được đánh giá cao nhất hiện nay.
3.2 Phần mềm chấm công FTA
Phần mềm chấm công FTA có ưu điểm là dung lượng nhẹ giúp phần mềm chạy mượt mà và ít gặp sự cố hơn. Phần mềm hiện nay có thể tích hợp được với rất nhiều các máy chấm công hiện đại như: Ronald Jack, ZKteco,Virdi, Suprema…
Một vài điểm cộng của phần mềm FTA được kể đến như: giao diện dễ nhìn, dữ liệu tính toán nhanh, có hệ thống báo cáo, quản lý chấm công cơ bản, khả năng bảo mật khá tốt và có bản trên mobile.
Tuy nhiên phần mềm này có một số hạn chế về mặt tính năng nếu doanh nghiệp muốn mở rộng tính năng sẽ gặp rào cản.
3.3 Phần mềm chấm công Wise Eye
Wise Eye là phần mềm chấm công miễn phí có thiết kế đơn giản, giao diện không bắt mắt nhưng khá dễ sử dụng. Mặc dù phần mềm có nhiều bình luận trái chiều về giao diện và các trường thông tin nhưng đây vẫn là phần mềm có lượt Download thuộc top cao nhất bởi sự ổn định của hệ thống và bảo mật dữ liệu.
3.4 Phần mềm chấm công zkteco
Zkteco là một trong những phần mềm chấm công miễn phí ổn định nhất hiện nay không phát sinh lỗi vặt và đơ máy. Hiện nay Zkteco có kết nối với các máy chấm chấm công như: Ronald Jack, ZKTeco, Granding…
Tuy nhiên điểm trừ của phần mềm này là ngôn ngữ tiếng anh nên sẽ trở thành rào cản đối với các tổ chức tại Việt Nam. Hiện nay phần mềm đã có bản tiếng việt tuy nhiên các phiên dịch ngôn ngữ chưa sát gốc. Mặc dù vậy đây vẫn là một giải pháp phần mềm miễn phí khá tối ưu doanh nghiệp nên sử dụng.
3.5 Phần mềm chấm công MITACO
Đây là phần mềm có cùng mã nguồn gốc với wise eye và đây là phần mềm khá giống với wise eye. Tuy nhiên phần mềm này hiện nay đã có nhiều phản hồi về phát sinh lỗi vặt như hay bị đơ, quên lưu dữ liệu, quá tải. Phần mềm này chỉ phù hợp với các tổ chức có số lượng nhân sự nhỏ.
Trên đây là những ưu điểm của phần mềm quản lý công miễn phí và review 5 phần mềm tốt nhất hiện nay. Các doanh nghiệp có thể căn cứ để lựa chọn phần mềm hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
