Khu vực văn phòng chiếm phần lớn nhân sự tại Việt Nam do đó nhu cầu sử dụng các phần mềm chấm công cũng rất lớn. Dựa vào các đặc điểm trình độ nhân sự, số lượng nhân sự và cơ sở vật chất các khu văn phòng cần lắp đặt máy chấm công và phần mềm chấm công như thế nào?
Theo dõi bài viết dưới đây để biết tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công khối văn phòng và những phần mềm phù hợp nhất hiện nay.
Mục lục nội dung
Đặc điểm quản lý nhân sự khu vực văn phòng
Một số đặc điểm nhân sự tại các văn phòng, khu vực công sở điển hình nhất bao gồm:
1.1 Khối lượng nhân sự dưới 200 nhân sự
Các doanh nghiệp thuê văn phòng tại các tòa nhà chuyên cho thuê để sử dụng làm văn phòng làm việc, công ty, cơ sở tư vấn dịch vụ. Thông thường mỗi công ty sẽ thuê một tầng hoặc nhiều hơn. Tuy nhiên mỗi văn phòng đóng tại một tầng trung bình từ 50 đến 200 nhân sự. Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn có thể thuê một vài tầng hoặc cả tòa nhà. Để lắp đặt máy chấm công hợp lý, doanh nghiệp sẽ lắp đặt mỗi tầng từ một đến hai máy chấm công tùy thuộc vào số lượng cửa ra, vào.
1.2 Trình độ học vấn cao
Hầu hết dân văn phòng hay còn được gọi là dân trí thức đều có trình độ học vấn từ cao đẳng, đại học đến thạc sĩ, tiến sĩ,… Do đó việc sử dụng phần mềm chấm công, máy chấm công hay các ứng dụng công nghệ sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều so với các khu công nghiệp, xưởng sản xuất, xí nghiệp,…
1.3 Nhân sự ổn định không biến động nhiều
Các công ty kinh doanh, tư vấn, dịch vụ thường không có sự thay đổi số lượng và yêu cầu nhân sự rõ rệt. Biểu đồ nhân sự qua các năm tương đối ổn định. Điều này thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, thiết lắp chấm công như vân tay, nhận dạng, quản lý công nhanh chóng và đánh giá hiệu quả chính xác hơn.
1.4 Là khu vực có kết nối đường truyền mạng tốt
Các công ty văn phòng đều cần sử dụng internet để làm việc do vậy đường truyền mạng để lắp đặt máy chấm công, sử dụng phần mềm chấm công rất thuận lợi.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công khu vực văn phòng
Tại các khu văn phòng để lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp cần căn cứ vào những tiêu chí sau:
2.1 Tích hợp với đa dạng máy chấm công – nhận diện nhanh và chính xác
Phần mềm chấm công cần có cổng API mở để tích hợp với nhiều máy chấm công ở các hình thức khác nhau như: chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ, chấm công bằng di động.
Yêu cầu cơ bản nhất của máy chấm công chính là khả năng nhận diện nhanh chóng và chính xác. Chúng ta có thể thấy tại rất nhiều các doanh nghiệp máy chấm công bằng vân tay, khuôn mặt thường xuyên bị lỗi, không nhận dạng dẫn đến tình trạng chờ đợi, mất thời gian và quyền lợi của nhân sự.
Do đó, các nhà quản lý cần tìm hiểu các máy chấm công, ứng dụng chấm công có khả năng nhận dạng nhanh chóng và chính xác nhất. Hiện nay, trên thị trường ưa chuộng các dòng máy chấm công như: ronald jack, Kobio, haiweida, Schnerder, hana net,…
2.2 Kết nối Cloud
Phần lớn các tổ chức hiện nay đều đã chuyển từ phần mềm chấm công tính lương cài đặt sang phần mềm dạng điện toán đám mây (cloud). Bởi những lý do hạn chế của phần mềm cài đặt như:
- Thường xuyên mất dữ liệu, sai sót dữ liệu chấm công
- Cần phải đổ công thủ công từ usb
- Không chia sẻ được dữ liệu
Trong khi đó, phần mềm chấm công Cloud cho phép:
- Theo dõi dữ liệu chấm công trực tuyến
- Dữ liệu cập nhật real-time
- Số liệu chính xác
- Tự động tính bảng công, bảng lương
- Gửi thông báo bảng công cho nhân sự
2.3 Đồng bộ dữ liệu real-time
Thực tế tại nhiều tổ chức, nhân sự chấm công bằng máy chấm công nhưng không thể xem được bảng công của mình trên hệ thống phần mềm. Cuối tháng bộ phận HR gửi bảng công tới email có nhân của từng nhân sự. Điều này khiến nhân viên cần phải theo dõi công làm việc của mình ở một bảng note khác để cuối tháng đối chiếu. Tình trạng này không chỉ làm mất thời gian của nhân sự mà còn rất dễ xảy ra sai sót trong giờ làm việc, giờ bắt đầu chấm công, giờ kết thúc trong ngày.
Bởi vậy, một trong những chức năng quan trọng của phần mềm chấm công là cập nhật dữ liệu real-time cho phép nhân sự theo dõi bảng chấm công cá nhân của mình từng ngày, tháng.
2.4 Tự động tính công
Phần mềm chấm công kết nối với máy chấm công qua cloud để phần mềm lấy dữ liệu bảng công và tự động tính toán bảng công từng nhân sự. Sau đó bộ phận HR chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản như kích hoạt và chấp nhận gửi bảng công đến nhân sự. Tránh tình trạng HR phải gửi thủ công từng tài khoản như gửi email. Như vậy hiệu quả quản lý chấm công bị giảm sút và không tối ưu cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phần mềm chấm công khối văn phòng cũng cần phải có chức năng cho nhân viên phản hồi ý kiến bảng công trên phần mềm. Nếu không có tính năng này, nhân viên sẽ phải gửi email hoặc gửi tin nhắn chat riêng khiến dữ liệu thiếu đồng nhất dẫn đến báo cáo đánh giá hiệu quả thiếu căn cứ và không chính xác.
2.5 Bảo mật và an toàn dữ liệu
Một trong những tiêu chí không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm chấm công khối văn phòng đó là khả năng bảo mật và an toàn dữ liệu. Nếu doanh nghiệp lựa chọn phần mềm cài đặt thì cần phải đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật của phần mềm từ nhà cung cấp. Nếu sử dụng phần mềm chấm công cloud cần kiểm tra hệ thống máy chủ và khả năng phân quyền dữ liệu trong phần mềm có an toàn không.
2.6 Cho phép phân quyền dữ liệu
Phần mềm chấm công cần cho phép phân quyền người xem dữ liệu bảng công, bảng lương nhân sự. Ví dụ khi phần mềm gửi thông báo bảng công, cần chắc chắn rằng nhân sự chỉ được phép mở bảng công – bảng lương của chính họ. Người thiết lập quyền xem hay người quản trị hệ thống sẽ phân quyền cho những nhân sự, quản lý được phép xem bảng công, bảng lương.
Ví dụ bộ phận HR tính lương sẽ được phân quyền xem bảng công, bảng lương của tất cả nhân viên để có quyền kiểm tra, đối sánh khi có phản hồi từ nhân sự.
2.7 Tiêu chí hệ thống báo cáo – đánh giá
Thống kê báo cáo là hoạt động được coi trọng nhất để đánh giá hiệu quả và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp. Đối với hoạt động chấm công – tính lương phần mềm cần thống kê các số liệu báo cáo như:
- Thời gian chấm công của từng nhân sự
- Thời gian làm việc, đi sớm về muộn,… của từng phòng ban
- Số lượng phản hồi bảng công, bảng lương
- Tỉ lệ sai sót bảng công – bảng lương
- Chi phí lương thưởng nhân viên
Ngoài ra, phần mềm chấm công cần cho phép thiết lập các phiếu đánh giá hoạt động chấm công tính lương đến từng nhân sự. Như vậy tổ chức mới có thể đánh giá hoạt động tính công, tính lương đã hiệu quả chưa để cải tiến và thay đổi cho phù hợp.
TOP 5 phần mềm chấm công khối văn phòng phù hợp nhất
Review 5 phần mềm chấm công phù hợp với khối văn phòng nhất hiện nay:
3.1 Phần mềm chấm công tính lương Azza Time
Azza Time là phần mềm quản lý chấm công tính lương năm trong hệ sinh thái quản trị nhân sự Azza HRM. Hiện nay, phần mềm cung cấp hai phiên bản On-premise (cài đặt) và Cloud (trực tuyến). Ưu điểm của phần mềm này là khả năng xử lý dữ liệu nhanh, ổn định và giao diện khoa học dễ sử dụng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có bao gồm:
- Tích hợp các loại máy chấm công
- Theo dõi bảng công thực
- Phân quyền xem dữ liệu bảng công
- Gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, về sớm,…
- Cho phép gửi thông báo bảng công tự động
- Tự động tính lương
- Cho phép phản hồi dữ liệu bảng công nhân sự
- Lập hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả
- Kết nối với các phần mềm khác: quản lý hồ sơ nhân sự, phần mềm quản lý hiệu suất, phần mềm bảo hiểm,…
Azza Time phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhân sự từ 50 đến 3000 nhân sự như khu vực công sở, văn phòng. Đây được xem là một trong những phần mềm quản lý chấm công tính lương chuyên nghiệp nhất hiện nay doanh nghiệp nên cân nhắc để triển khai.
3.2 Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm chấm công thế hệ mới và được nhiều doanh nghiệp sử dụng tại Việt Nam. Tanca hiện nay phát triển cả hai phiên bản quản lý chấm công online và cài đặt. Ưu điểm của Tanca là cung cấp phiên bản web hoàn toàn miễn phí giúp người dùng tiết kiệm chi phí, đáp ứng các tính năng, có khả năng thiết lập các trường phức tạp như chấm công theo ca, kíp.
3.3 Phần mềm chấm công Fastwork
Fastwork cung cấp cả hai giải pháp: ứng dụng chấm công Face ID và phần mềm quản lý công Fastwork Timesheet. Hai ứng dụng này được kết nối với nhau được đáng giá cao và dễ sử dụng.
Ưu điểm của phần mềm này là khả năng tích hợp với ứng dụng chấm công Face ID trên điện thoại và khả năng cập nhật dữ liệu tức thì lên phần mềm. Phần mềm này cho phép nhân viên chấm công ngoài hiện trường khi làm việc với khách hàng, đối tác hoặc làm việc tại nhà.
3.4 Ứng dụng chấm công Cloud – ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công miễn phí sử dụng chấm công qua thiết bị di dộng ở cả hai hệ điều hành iOS và Android. Nhân viên có thể tự theo dõi bảng công của mình từng ngày, tháng trên phần mềm ở cả ứng dụng di động và thiết bị máy tính.
Ưu điểm của ACheckin là đáp ứng các tính năng chấm công bao gồm: chấm công bằng định vị GPRS, địa chỉ IP, nhận dạng khuôn mặt.
Hạn chế của ứng dụng này là chi phí sử dụng quá cao so với mặt bằng chung. Phần mềm chỉ cho phép miễn phí phiên bản dưới 50 người. Chi phí mua phần mềm 199.000vnd/user/tháng.
3.5 Phần mềm chấm công MISA Amis
Ưu điểm của phần mềm này là nằm trong hệ sinh thái hợp nhất của MISA và sử dụng khá ổn định. Phần mềm này kết nối trực tiếp được với phần mềm kế toán MISA. Một số tính năng của phần mềm chấm công Amis:
- Kết hợp được với nhiều hình thức chấm công, máy chấm công
- Tự động tính công
- Tự động tính lương
- Gửi bảng công, bảng lương đến nhân viên
- Nhân sự làm phép nghỉ trên phần mềm
- Dễ dàng làm báo cáo
Điểm hạn chế của phần mềm này là khả năng cập nhật real-time dữ liệu. Bảng chấm công vẫn được gửi thủ công vào cuối tháng chưa được đẩy lên dữ liệu cloud để nhân viên theo dõi thường xuyên.
