Phần mềm chấm công trên máy tính bằng excel không còn phù hợp với môi trường công nghệ phát triển, mạng internet bao phủ như hiện nay. Càng ngày, phần mềm cài đặt càng bộc lộ ra những hạn chế như: không cập nhật dữ liệu real-time, khó khăn trong chia sẻ dữ liệu, khả năng tự động hóa,… Dưới đây là 8 lý do doanh nghiệp không nên sử dụng phần mềm chấm công trên máy tính như trước.
Mục lục nội dung
8 Điểm hạn chế của phần mềm chấm công trên máy tính bằng excel
Không khó để thấy những mặt hạn chế của hoạt động chấm công, đổ công trên excel đặc biệt trong thời kỳ hiện tại. Dưới đây là những nhược điểm của công cụ chấm công tính lương bằng excel trong quá trình quản lý doanh nghiệp dưới đây:
1.1 Không có khả năng cập nhật dữ liệu thực
Sử dụng phần mềm cài đặt máy tính đổ công trên bảng tính excel không có khả năng cập nhật bảng công tức thì như phần mềm chấm công tính lương cloud. Dữ liệu chỉ được cập nhật trên máy chủ và gửi cho nhân sự vào cuối tháng để đối chiếu so sánh. Đồng nghĩa với việc mỗi nhân sự phải tự đánh dấu ngày đi làm, thời gian làm việc của mình vào giấy note hoặc calendar.
1.2 Khó mở rộng dữ liệu
Phần mềm chấm công tính lương trên máy tính bằng excel chỉ phù hợp với các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân sự dưới 100 người. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng excel sẽ rất khó lưu trữ và mở rộng dữ liệu.
1.3 Khó quản lý và tra cứu
Hàng tháng đội ngũ nhân sự phải làm các file chấm công, bảng công, bảng lương, hồ sơ nhân sự, các file làm việc từng phòng ban, bảo hiểm, thuế,… Việc tạo lập quá nhiều bảng tính sẽ khiến doanh nghiệp rất khó quản lý và gây đầy bộ nhớ máy tính. Bên cạnh đó, giả sử trong khoảng thời gian 10 năm hoạt động những file excel này sẽ trở nên rất khó quản lý và tra cứu dữ liệu khi cần.
1.4 Khó khăn chia sẻ dữ liệu
Đội ngũ HR phải gửi thủ công bảng công, bảng lương của nhân sự bằng email cá nhân. Khả năng chia sẻ dữ liệu và cập nhật dữ liệu chấm công, tính lương của phần mềm chấm công trên máy tính là rào cản rất lớn đặc biệt trong thời kỳ công nghệ mạng phát triển như hiện nay.
1.5 Nguy cơ bị mất dữ liệu trên máy tính
Excel có thể bị đánh cắp thông tin thông qua virus máy tính làm rò rỉ, hay nhân sự công ty chia sẻ dữ liệu ra ngoài bởi không có tính năng phân quyền dữ liệu. Bên cạnh đó, việc quên lưu, xóa nhầm file diễn ra phổ biến, thường xuyên tại các tổ chức dẫn đến tốn thời gian của nhân viên làm lại file cũ.
1.6 Dễ phát sinh sai sót
Mặc dù excel có khả năng copy công thức tính và đặt hàm điều kiện. Tuy nhiên theo thống kê của các nhà quản trị: % sai sót khi copy công thức đặt 7% đặt mức cao so với cho phép 5%. Mặt khác, do thao tác trên excel cần dữ liệu đầu vào nhập tay nên sai sót phát sinh rất thường xuyên. Người dùng nhập nhầm số liệu, công thức, lấy nhầm ô tính,…dẫn đến sai sót đặc biệt trong các file tính công, tính lương.
1.7 Tự động hóa
Excel không có khả năng tự động hóa quy trình từ thiết lập, tính toán, gửi thông báo, đánh giá. Đây là vấn đề cốt lõi khiến các tổ chức không tiếp tục quản lý nhân sự bảng excel
1.8 Dữ liệu không tập trung dẫn đến “tam sao thất bản”
Phần mềm cài đặt không có khả năng tự cập nhật sau khi chỉnh sửa ở các máy tính khác nhau. Mỗi máy tính sẽ lưu trữ một cơ sở dữ liệu riêng dẫn đến thiếu tập trung. Điều này khiến quy trình đánh giá hiệu quả không chính xác.
Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương cloud không?
Theo báo cáo của Forbes: năm 2022 các phần mềm, ứng dụng cloud sẽ được khai thác và sử dụng hiệu quả đặc biệt trong các ngành quản trị nhân viên làm việc từ xa.
Đối với công tác chấm công tính lương, phần mềm cloud giải quyết những bài toán nào trong doanh nghiệp:
2.1 Chấm công đa phương tiện
Một trong những ưu điểm khi sử dụng phần mềm chấm công cloud là nhân viên có thể chấm công ở các địa điểm khác ngoài nơi làm việc bằng các thiết bị như di động. Ví dụ như: chi nhánh công ty, công trường, gặp gỡ khách hàng. Chỉ cần nhân sự báo cáo với cấp quản lý để thiết lập vị trí thì hình thức chấm công này sẽ được hệ thống tính vào bảng công nhân viên.
Trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19 kéo dài như hiện nay, chấm công cloud là giải pháp duy nhất để giải quyết bài toán khó này. Hầu hết các tổ chức đều triển khai giải pháp chấm công trực tuyến và tính lương trên phần mềm thay vì sử dụng các giải pháp chấm công vật lý và phần mềm tính lương cài đặt tại máy công ty như trước.
2.2 Cập nhật bảng công real-time
Ưu điểm vượt trội thứ hai khi áp dụng phần mềm chấm công tính lương nền tảng cloud đó là bảng công luôn được cập nhật real-time. Nhân sự chấm công vào lúc 8h ngay lập tức hệ thống ghi nhận thông tin và đẩy dữ liệu lên tài khoản cá nhân của nhân viên. Sau đó nhân viên có thể mở app để kiểm tra lại thời gian chấm công của mình.
Đặc biệt dữ liệu chấm công được cập nhật hàng ngày, hàng tháng giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể theo dõi và truy vết dữ liệu bất cứ khi nào cần để đối sánh kết quả giải quyết những tranh chấp trong quá trình tính công tính lương.
2.3 Nhân sự theo dõi bảng công 24/24
Phần mềm trực tuyến luôn linh hoạt trong việc chia sẻ dữ liệu hơn các phần mềm cài đặt. Phần mềm chấm công tính lương cloud cho phép phân quyền xem dữ liệu do đó bảng công nhân viên sẽ được phân quyền cho những bộ phận quản lý liên quan như: quản lý trực tiếp, bộ phận HRM, bộ phận lãnh đạo cấp cao và nhân sự.
2.4 Tự động tính lương
Phần mềm được thiết lập công thức tính lương sẵn ngay sau khi doanh nghiệp mua phần mềm. Vào cuối tháng phần mềm tự động tính toán bảng công nhân viên và gửi thông báo kiểm tra bảng công đến từng tài khoản nhân viên. Sau thời gian xác nhận bảng công của nhân viên, phần mềm thực hiện tự động tính lương theo công thức đã được thiết lập với các trường liên quan như: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng nóng, bảo hiểm, các khoản giảm trừ, thuế TNCN,…. Sau đó phần mềm gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận và bộ phận HR gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán lương cho người lao động.
2.5 Chính xác và bảo mật
Chấm công bằng thiết bị chấm công và xuất bảng công ra file excel sẽ cần đặt hàm để lấy thời gian chấm công vào sớm nhất và thời gian chấm công ra muộn nhất. Excel có thể thường xuyên phát sinh lỗi khiến bộ phận HR nhầm lẫn bảng công của nhân viên. Tuy nhiên, phần mềm chấm công cloud có thể cập nhật dữ liệu liên tục hàng giờ, hàng ngày do đó dữ liệu đảm bảo chính xác 100% cho người dùng.
Dữ liệu chấm công trên phần mềm được phân quyền cá nhân hóa đến từng nhân sự do đó rất khó để rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Đặc biệt phần mềm chấm công thông thường sẽ là một phần hệ trong phần mềm nhân sự và có thêm phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự đảm bảo dữ liệu 100% được bảo mật tuyệt đối.
2.6 Quản lý phép khoa học
Nhân sự có thể đề xuất xin nghỉ phép, nghỉ không lương trên phần mềm và chọn người quản lý trực tiếp phê duyệt. Hệ thống sẽ gửi thông báo “duyệt đề xuất xin nghỉ” của nhân sự đến tài khoản của người cần xét duyệt. Quy trình này sẽ giúp lưu trữ thông tin và lý do nghỉ của nhân viên cũng như loại bỏ tình trạng xin nghỉ qua công cụ chat dẫn đến khó khăn khi truy vết dữ liệu.
2.7 Review đánh giá nhân sự
Phần mềm chấm công cloud cho phép nhà quản trị theo dõi dữ liệu chấm công, chi phí lương, thưởng nhân sự hàng tháng, quý, năm để đánh giá kết quả công tác trả lương trả thưởng tổ chức.
Ở vị trí quản lý cấp trung sẽ theo dõi tổng quan kết quả làm việc của nhân sự: thời gian đi muộn, về sớm, thời gian làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, nghỉ không lương,…
Ở phía nhân viên có thể theo dõi kết quả thời gian làm việc của bản thân trong năm, quý qua để đặt ra những mục tiêu và điều chỉnh giúp cải thiện bản thân tốt hơn.
2.8 Tối ưu chi phí & thời gian
Phần mềm chấm công cài đặt cần đầu tư hệ thống server riêng và sử dụng máy chủ đề quản lý.Doanh nghiệp cần đầu tư cho phí hạ tầng, vận hành như: Chi phí thuê – mua máy chủ chi phí lắp đặt, chi phí điện, chi phí nhân sự IT bảo trì hệ thống.
Trong khi đó phần mềm chấm công trực tuyến cloud chỉ cần đầu tư chi phí mua phần mềm. Nhà cung cấp có sẵn server và đội ngũ IT để hỗ trợ khách hàng. Bên cạnh đó chi phí triển khai và chi phí đào tạo hoàn toàn miễn phí.
Azza HRM cung cấp phần mềm mềm chấm công Azza Time nền tảng cloud giúp doanh nghiệp: Dễ dàng chia sẻ và quản lý dữ liệu, cập nhật bảng công real-time, tập trung lưu trữ, dễ dàng tích hợp với phần mềm khác, quản lý thành hệ sinh thái.
Theo dõi những tính năng nổi bật phần mềm chấm công tính lương Azza Time bằng cách click vào đường link dưới đây:
Trên đây là 8 lý do doanh nghiệp không nên sử dụng phần mềm chấm công trên máy tính và thay vào đó là áp dụng phần mềm chấm công tính lương cloud để đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả nhất. Theo dõi Azza HRM để đón đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị nhân sự.
